Eines der mächtigsten Instrumente aus dem Zeitmanagement, das es überhaupt gibt, ist das Zeittagebuch. Mit diesem Instrument gewinnen Sie nach wenigen Tagen einen umfassenden Überblick darüber,

• wofür Sie Ihre Zeit nutzen,
• was Ihre Zeitfresser sind,
• wie produktiv Sie wirklich sind,
• wie viele Stunden Sie realistischerweise pro Tag arbeiten,

Kurz und gut: Mit dem Zeittagebuch können Sie eine genaue Analyse Ihrer Arbeit und Ihres Arbeitstags vornehmen – der erste Schritt zu einem optimalen Zeitmanagement.

Produktives Arbeiten ist immer bewusstes Arbeiten. Oftmals lassen wir uns vom Tag und den Aufgaben treiben, ohne Einfluss darauf zu nehmen. Das ist für die Freizeit ab und zu wichtig und nötig, aber wenn wir schon 8 oder mehr Stunden am Schreibtisch sitzen, haben wir abends einfach ein besseres Gefühl, wenn wir auch etwas erreicht haben (idealerweise etwas Wichtiges und Nicht-Dringendes – siehe Eisenhower-Matrix).

Grundform

Ein Zeittagebuch zu führen, ist sehr einfach: Messen Sie die Zeit, die Sie für eine bestimmte Aktivität benötigen, und notieren Sie sich die Aktivität und die Zeit. Am besten tun Sie dies während des gesamten Tages (also vom Aufstehen bis zum ins Bett gehen).

Ich mache das gerne sekundengenau mit einer Stoppuhr resp. mit einer Excel-Tabelle. Dort halte ich per Knopfdruck die Startzeit fest, notiere die Aktivität und Excel berechnet mir dann automatisch die Dauer, sobald ich mit einer neuen Aktivität beginne.

Ist Ihnen das zu detailliert, können Sie auch einen Wecker alle 15 Minuten klingen lassen und dann jeweils notieren, welcher Aktivität Sie gerade nachgehen. Effektiver ist jedoch das sekunden-/minuntengenaue Zeittagebuch.

Am Ende des Tages werden Sie vielleicht zwischen 50 und 100 Einträge haben. Vergeben Sie dann Kategorien für die einzelnen Einträge und zählen Sie zusammen, wie viel Zeit Sie für welche Kategorie aufgewendet haben.

Die erste Analyse ist meistens schockierend: Wir gehen davon aus, dass wir an einem 8-Stunden-Tag 8 Stunden arbeiten. Das ist jedoch bei Weitem nicht so. Konservative Studien schätzen, dass wir 2.1 Stunden pro Tag unproduktiv sind, andere Studien haben sogar gemessen, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer nur 1.5 Stunden pro Tag tatsächlich arbeitet! Die Wahrheit liegt wohl irgendwo dazwischen.

Führen Sie ein Zeittagebuch über mehrere Tage, am besten über die ganze Woche. So erhalten Sie einen umfassenden Einblick in Ihren Tag und Ausnahmen werden abgeflacht.

Analyse

Bei der Analyse werden Sie schnell erkennen, wo Sie für sich persönlich Optimierungsbedarf sehen. Vielleicht beschäftigen Sie sich mehr mit Ihren E-Mails, als Sie eigentlich wollen oder für nötig erachten. Vielleicht finden Sie Ihre Pausen zu lang oder erledigen zu viele dieser kleinen Aufgaben, die kaum Wirkung zeigen, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Oder vielleicht erkennen Sie, dass Sie eine halbe Stunde länger schlafen können, wenn Sie auf die Zeitungslektüre beim Frühstück verzichten.

Interessant wird dann Ihre Effizienz-Rate: Teilen Sie die Zeit, die Sie tatsächlich gearbeitet haben, durch die Zeit, die Sie im Büro waren. Mit “Zeit, die Sie tatsächlich gearbeitet haben” meine ich die Zeit, während der Sie wichtige, wirkungsvolle Aufgaben erledigt haben. E-Mails abrufen, Schreibtisch aufräumen (wenn auch wichtig!) oder mit dem Kollegen nach der Sitzung 15 Minuten über das Wetter diskutieren gehören nicht dazu.

Sagen wir mal, Sie erreichen eine Rate von 25%. Das bedeutet, Sie arbeiten an Ihrem 8-Stunden-Tag effektiv nur 2 Stunden. Ist das schlecht? Nein, wahrscheinlich “normal”. Wenn Sie für Ihre Zeit bezahlt werden (z.B. wenn Sie angestellt sind), mag das noch aufgehen, sofern Sie es schaffen, Ihre Aufgaben zu erledigen. Aber wenn Sie nicht für Ihre Zeit bezahlt werden (z.B. wenn Sie Alleinunterhalter selbstständig sind), dann hängt Ihr Einkommen von diesen 2 Stunden ab. Weshalb sitzen Sie dann aber 8 Stunden an Ihrem Schreibtisch? Probieren Sie mal aus, ob Sie diese Arbeit nicht tatsächlich in 2 oder vielleicht 2.5 Stunden erledigen können, und nehmen Sie sich den Rest des Tages frei.

Immer wenn ich ein Zeittagebuch führe (das mache ich alle paar Monate) geschieht noch etwas anderes: Alleine die Tatsache, dass ich mir selber Rechenschaft über meine Arbeit gebe, hilft mir schon, dass ich mich besser auf die Arbeit fokussieren kann und weniger ablenken lasse. Ein willkommener Nebeneffekt!

Also, mein Vorschlag an Sie:

1. Öffnen Sie jetzt gleich Ihre Tabellenkalkulation.
2. Halten Sie minutengenau fest, wie viel Zeit Sie für welche Aktivität benötigen.
3. Vergeben Sie am Ende des Tage Ihnen sinnvoll erscheinende Kategorien.
4. Messen Sie Ihre Effizienz-Rate: Tatsächlich gearbeitete Zeit geteilt durch Zeit im Büro.
5. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse und optimieren Sie dort, wo es Ihnen sinnvoll erscheint.

Sie werden in kurzer Zeit mehr schaffen, ohne sich selber auszubeuten und ohne dass die Ihnen wichtigen Dinge zu kurz kommen. Ein fantastisches Instrument!

Foto von House Of Sims

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Wer hat nicht schon alles für eine bessere Arbeitsorganisation und ein besseres Zeitmanagement her halten müssen? Parkinson, Pareto, die ALPEN und eben auch Eisenhower. Das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix gehen zurück auf Dwight D. Eisenhower, den 34. Präsident der USA und Oberbefehlshaber der Allierten in Europa während des zweiten Weltkriegs.

Dieses Prinzip wird manchmal heran gezogen, um ein modernes Zeitmanagement zu charakterisieren. Stephen Covey unterscheidet vier Generationen von Zeitmangement:

Die erste Generation hat versucht, den heutigen Ansprüchen der Zeit gerecht zu werden und lässt sich durch Notizen und Checklisten charakterisieren. Im Vordergrund stand die Vollständigkeit.

Die zweite Generation hat sich dann auf Kalender und Terminplaner konzentriert. Diese Bewegung steht für die Planung von Ereignissen und Handlungen für die Zukunft.

Die dritte Generation versucht, die ersten beiden Generation um Prioritäten zu erweitern. Sie ist heute noch verbreitet. Hier geht es um Prioritäten, Werte und Ziele. Diese Denkweise wird bis auf den einzelnen Tag herunter gebrochen, indem man eine detaillierte Tagesplanung erstellt.

In allen drei Generationen stand die Effizienz im Vordergrund. Leider ging bei dem Versuch, den letzten Tropfen aus dem Tag heraus zu pressen, auch vieles verloren. Menschliche Bedürfnisse etwa blieben dabei auf der Strecke. Gleichzeitig hat man gemerkt, dass eine detaillierte Planung heute nicht mehr durchgehalten werden kann, in einer Zeit, die von ständigen Unterbrechungen geprägt ist. Als Folge hatten viele Leute genug von Zeitmanagement und Zeitmanagement-Programmen.

Nun taucht aber die vierte Generation auf. Diese Generation ist nicht mehr von Methoden des Zeitmanagements geprägt. Zeit lässt sich schliesslich nicht managen. Jede/r hat genau 24 Stunden Zeit pro Tag, jede Sekunde ist genau gleich lang wie jede andere. Bei der vierten Generation geht es deshalb um Selbst- und Energiemanagement. Damit taucht plötzlich der Mensch wieder in der Diskussion auf.

Die Eisenhower-Matrix

Eines der Instrumente dieser vierten Generation ist die Eisenhower-Matrix. Die Matrix hat zwei Achsen: Wichtig – Unwichtig, Dringend – Nicht dringend. Diese Matrix aufspannt ergibt folgendes Bild. (Bitte auf das Bild klicken, es öffnet sich dann in einem neuen Fenster)

In unserem Alltag bewegen wird uns meistens in der Dringend-Achse. Unser Arbeitsalltag mit alle den Unterbrechungen ist genau so konzipiert. Dringende Aufgaben springen uns förmlich an, sie bedrängen uns. Ein Übermass an Dringlichkeiten führt zu:

• Stress
• Krisenmanagement
• ausschliesslich kurzfristige Orientierung
• reaktiv und nicht proaktiv
• kaum planbar

Die Situation wird verschärft, wenn der Schwerpunkt im Quadranten III liegt, also bei den zwar dringenden, aber eigentlich unwichtig Aufgaben. Hier wird viel Zeit für Unwichtiges verplempert, aber man ist trotzdem gestresst und gehetzt.

Quadrant IV ist sowieso ausser Rang und Namen. Diese Zeit ist völlig verloren und schadet mehr als es nützt. Hier sollten Sie sich also nie aufhalten.

Im Idealfall verbringt man am meisten Zeit im Quadrant II, also bei den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Zwar werden Sie immer mit dringenden Aufgaben konfrontiert werden, aber können viele davon abfedern oder gar nicht dringend werden lassen, wenn Sie frühzeitig planen und die Dinge erledigen, bevor Sie dringend werden. Mit anderen Worten: Je mehr Sie sich im Quadranten II befinden, desto mehr nimmt Quadrant I ab.

In den Quadranten II rutscht man aber leider nicht einfach so. Vielmehr verlangt der Quadrant II langfristige Planung, zielgerichtete Arbeit, proaktive Arbeit. In den Quadranten I (und oft auch in Quadrant III) rutschen Sie oft von alleine, oft ohne Ihr Zutun. Deshalb ist es wichtig, bewusst in den Quadranten II zu drängen.

Eine einzige Frage hilft Ihnen, zu überprüfen, ob Sie im Quadrant II arbeiten oder nicht. Nämlich:

Welche Tätigkeit macht langfristig den grössten Unterschied?

Tun Sie hauptsächlich die Dinge, die langfristig den grössten Unterschied machen, dann sind Sie gut aufgestellt. Ziellos im Internet surfen, zahllose Sitzungen absitzen, viele Anrufe, ständig E-Mails abrufen, Dinge kurzfristig erledigen gehört sicher nicht dazu.

Ich denke, theoretisch klingt das nachvollziehbar. Doch wie kommen Sie konkret von Quadrant I in Quadrant II?

Hier muss ich tief ansetzen, nämlich ganz unten bei der Basis:
Was tun Sie eigentlich? Weshalb tun Sie es? Was sind Ihre Lebensziele? Was ist Ihre ganz persönliche Vision, Ihre Mission? Weshalb sitzen Sie stundenlang in einem Büro, weshalb mühen Sie sich tagtäglich ab?

Wenn Sie keine Antwort auf diese Fragen haben, dann liegt die Vermutung nahe, dass Sie sich treiben lassen und das tun, was andere wollen. Dann fehlt aber proaktives Handeln. Der erste Schritt in Richtung Quadrant II liegt also darin, diese Fragen für sich selber zu beantworten und diese Antwort immer im Bewusstsein zu haben. Anschliessend sollten sich die meisten Ihrer Aktivitäten auf diese Basis beziehen.

Natürlich müssen Sie deshalb trotzdem einen Anruf führen, der Sie nur Zeit kostet, die Konzentration raubt und eigentlich nichts bringt. Und natürlich müssen Sie auch die Buchhaltung nachführen, die Steuererklärung ausfüllen, eine plötzliche Aufgabe sofort erledigen. Aber all das sollte nicht der Hauptbestandteil Ihrer Arbeit sein.

Hier ein paar weitere Strategien, die helfen können, in den Quadranten II zu kommen:

Ziele priorisieren

Die persönliche Mission oder Vision ist naturgemäss recht allgemein gehalten. Ziele helfen bei der Konkretisierung. Vielleicht haben auch Sie viele Ziele. Hier gilt es, bei den Zielen Prioritäten zu setzen. Wählen Sie zunächst diejenigen aus, die die grösste und nachhaltigste Wirkung haben.

Welche Ziele haben Sie?

Rollen balancieren

Jeder Mensch füllt unterschiedlichste Rollen aus. Als Selbstständiger bin ich beispielsweise Trainer, Blogger, Verkäufer, Buchhalter, Sekretär, Designer und vieles mehr. Daneben bin ich auch noch Lebenspartner, Präsident eines Fotoclub, ehrenamtlicher Helfer, Sohn meiner Eltern, Bruder, Freund und vieles mehr. All diese Rollen gilt es, unter einen Hut zu bringen und die Zeit so aufzuteilen, dass keine davon zu kurz kommt.

Was sind Ihre Rollen?
Können Sie alle Rollen ausfüllen?

Nein sagen

Können Sie Nein sagen? Nicht? Trösten Sie sich, das können viele Menschen nicht. Das hilft Ihnen leider nicht weiter. Mein Rat ist einfach, aber nicht leicht: Lernen Sie, Nein zu sagen. Es gibt viele Hilfen, wie Sie das tun können, beispielsweise hier oder hier. Mir hilft es, wenn ich mich bemühe, eine Alternative zu finden. So zeige ich, dass ich wirklich nicht kann, aber ein Anliegen verstehe und es ernst nehmen.

Können Sie Nein sagen? Weshalb nicht?

Delegieren

Viele der Aufgaben, die nicht in Ihren Quadranten II fallen, können Sie vielleicht delegieren. Je tiefer man in der Hierarchie sitzt, desto schwieriger ist das natürlich. Oder es scheitert an den fehlenden Ressourcen, was bei vielen Alleinunterhalterunternehmer der Fall ist.

Falls Sie aber die Möglichkeit haben, dann delegieren Sie unbedingt treuhänderisch. Suchen Sie sich die Leute so aus, dass diese als Treuhänder selbstständig und eigenverantwortlich handeln können. Es sind nicht Ihre Handlanger, sondern Ihre Treuhänder. So macht das Arbeiten mehr Spass – auch Ihnen. Denn so müssen Sie nicht mehr der Kontrolleur sein.

Weitere Anwendungen

Mit der Eisenhower-Matrix können Sie eine Inventur Ihrer Aufgaben machen, wenn Ihnen alles über den Kopf zu wachsen droht. So sehen Sie, was eigentlich wichtig ist. Die Eisenhower-Matrix und seine Philosophie lässt sich aber nicht nur auf Ihre Arbeitsorganisation anwenden. Es gibt viele andere Möglichkeiten:

• Ziele sortieren: Was ist wichtig, aber noch nicht dringend? Ganz klassisch: Abnehmen/Sport treiben. Wenn Sie jetzt etwas abnehmen, werden Sie nicht in ein paar Jahren/Jahrzehnten keine andere Wahl mehr haben.
• Essen: So komisch es klingt: Sortieren Sie Ihr Essen mal nach Eisenhower. Was sollten Sie unbedingt mehr essen, weil es Ihnen gut tut? Wenn Sie erst dann Früchte essen, wenn Sie den Schnupfen schon haben, dann ist es zu spät. Wenn Sie es vorher tun, werden Sie keinen Schnupfen bekommen.
• Freizeit: Was bringt Ihnen die grösste Erholung, ohne Sie zu stressen?

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Ich bin kein Anhänger vom Setzen von Prioritäten. Nun, so ganz stimmt das eigentlich nicht. Ich sehe nur den Sinn nicht ein, Aufgaben zu priorisieren, ausser in einem speziellen Fall, auf den ich ganz unten eingehen werde.

Es gibt einige Zeitmanagement-Bücher, in welchen gerade empfohlen wird, seine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren (meistens A, B und C oder sogar noch bis D). Sind die denn alle falsch? Nein, falsch würde ich nicht sagen. Nur für die heutigen Verhältnisse nicht mehr ganz optimal.

Priorisieren Sie noch oder arbeiten Sie schon?

Aufgaben zu priorisieren ist sinnvoll, wenn Sie in einer abgeschlossenen Welt sind, in der Sie mit mehr oder weniger fest definierten Aufgaben und ganz oder beinahe abgeschlossenen Aufgabenlisten arbeiten können. Damit meine ich: Sie haben einen Stapel Aufgaben, den Sie abarbeiten können und erst wenn Sie fertig sind, kommen neue Aufgaben hinzu. Dann macht es sogar Sinn, Prioritäten zu setzen. So erledigen Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst.

Leider ist eine weitgehend abgeschlossene Welt schon lange nicht mehr realistisch. Vielmehr werden wir heute ständig unterbrochen durch E-Mails, Anrufe oder Kollegen. Und viele dieser Unterbrechungen haben zur Folge, dass Sie anschliessend eine Aufgabe mehr zu erledigen haben. Also: Unsere Aufgabenliste heute ist sehr dynamisch, meistens nur in eine Richtung: Sie wird länger und länger.

Das Problem von Prioritäten ist nun folgendes: Sie werden höchstens die A- und B-Aufgaben erledigen, aber kaum C- und schon gar nicht D-Aufgaben, ausser sie werden mit der Zeit so drängend und dringend, dass sie zu A-Aufgaben werden. Das wird aber bei vielen C- oder D-Aufgaben nie der Fall sein. Also bleiben sie unerledigt, machen die Aufgabenliste künstlich länger und reden Ihnen permanent ein schlechtes Gewissen ein.

Der Grund, weshalb Sie nie zu Ihren C- oder D-Aufgaben kommen, ist ganz einfach: Ständig erhalten Sie neue Aufgaben und einige davon werden A- oder B-Aufgaben sein. Das bedeutet, dass der Nachschub an A- oder B-Aufgaben nie versiegt, so dass Sie ständig nur As oder Bs erledigen. Vielleicht wird eine Aufgabe, die zunächst überhaupt nicht prioritär war (also ein C oder D), plötzlich so dringend, dass sie zum A oder B wird. Beispielsweise die Aufgabe “Ablage aktualisieren”. Die wird erst dann zu einem A oder B, wenn eine Revision oder etwas ähnliches bevor steht. Und genau dann werden Sie diese Aufgabe erledigen, meist in einer Nachtschicht. Viele andere Cs oder Ds werden jedoch nie dringend. Beispielsweise die Aufgabe “Schreibtisch aufräumen”. Das werden Sie nie schaffen, wenn Sie konsequent mit Prioritäten arbeiten. Es gibt immer wichtigere Aufgaben, nämlich Produkte schaffen, Dienstleistungen erbringen, Resultate erzielen, Geld verdienen.

Deshalb schlage ich vor, dass Sie zwar Prioritäten setzen, aber auf der Ebene der übergeordneten Ziele, eventuell auch auf der Ebene der Projekte. Anschliessend sind alle Aufgaben dieses Zieles oder des Projektes automatisch prioritär. So fokussieren Sie sich auf Ihr Ziel oder Ihr Projekt, was eine sinnvollere Grösse ist als eine einzelne Aufgabe.

Diese Woche habe ich beispielsweise ein paar Projekte, denen ich meine Zeit widmen möchte und die ich vorwärts bringen möchte. Ich werde sie vermutlich bis Ende Woche nicht komplett erledigen können, aber ich kann sie einen grossen Schritt weiter bringen.

Zu Beginn des Artikels habe ich einen speziellen Fall angekündigt. Ich bin ja ein Anhänger der einfachen Methoden von Leo Babauta und seinem Zen To Done. Er schlägt vor, dass wir uns pro Woche fünf grosse Brocken und pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben setzen. Besonders die drei wichtigsten Aufgaben widersprechen ja dem Rest dieses Artikels, weil man hier Prioritäten genau auf der Ebene der Aufgaben setzt. Das stimmt, aber nur ein Stück weit: Mindestens eine dieser drei wichtigsten Aufgaben soll ja helfen, eines der übergeordnetes Ziele zu erreichen. Somit ist es eigentlich ein Ziel heruntergebrochen auf einen Handlungsschritt. Und die anderen beiden sind Aufgaben, auf die man heute seinen Schwerpunkt legen will, also auch wieder eng mit einem Projekt oder Ziel verknüpft. Wenn Sie konsequent Prioritäten bei Aufgaben setzen, dann wägen Sie jede Aufgabe gegenüber der anderen ab. Das ist meiner Meinung nach unproduktiv. Viel produktiver ist es, Schwerpunkte bei den Zielen und Projekten zu setzen. Das hilft Ihnen bei der Arbeitsorganisation.

Foto von Erik

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Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Zum Abschluss meiner Serie “Einführung in GTD” bleibt noch, sich zurück zu lehnen und zu überlegen, was GTD wirklich bringt. Ich arbeite mit wechselnder Intensität seit etwas zwei Jahren nach GTD in verschiedenen Rollen: Als Angestellter, als Angestellter mit selbstständiger Tätigkeit nebenbei und jetzt als Selbstständiger. So habe ich GTD in verschiedenen Umgebungen mit verschiedenen Anforderungen testen können. Hier mein Fazit:

Vorteile von GTD

1. Lückenlose Erfassung: Wenn ich sagen müsste, welche Idee von GTD mir am meisten gebracht hat, dann ist das zweifellos diese: Alles sofort aufzuschreiben, sobald man es im Kopf hat. Diese Gewohnheit hat mir schon dutzende Ideen gerettet: Vom Geburtstagsgeschenk, das mir irgendwann eingefallen ist, bis hin zur Idee für ein neues Produkt.
2. Von unten nach oben: GTD stellt keine Tages- oder Wochenpläne auf. Es stellt nicht mal die Frage nach den Zielen (ausser bei der Projektplanung) oder nach dem übergeordneten Ganzen. GTD geht lieber von der Basis aus, nämlich von der konkreten Aufgabe und dem nächsten Handlungsschritt. Das spielt den Leuten in die Hand, die lieber direkt loslegen, als lange zu planen. Da unser Alltag heute von Unterbrechungen geprägt ist, ist ein Plan sowieso meist nach Kurzem hinfällig.
3. Prioritäten verlieren an Wichtigkeit: Mit GTD wählen Sie Ihre aktuelle Aufgabe nach Kontext, Zeit, Energie und erst dann nach Priorität. Denn die Ebene der Aufgaben ist die falsche, um Prioritäten zu setzen. Prioritäten führen zu Ladenhütern auf der Aufgabenliste: Denn es gibt Aufgaben, die Sie nie erledigen werden, weil es immer andere Aufgaben gibt, die eine höhere Priorität haben. Deshalb ist ist es besser, Ziele – und nicht Aufgaben – zu priorisieren.
4. Trennen von Erfassen, Organisieren und Erledigen: Darauf basiert das ganze System. Diese Trennung hilft, die mentalen Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten. Seit GTD switche ich viel weniger und fokussiere mich besser auf die gerade aktuelle Aufgabe.
5. Unstrukturiert: GTD kommt sehr formalistisch daher und gewisse Dinge muss man halt dem Buchstaben getreu umsetzen, sonst funktioniert es nicht (etwa der Wochenrückblick oder das Leeren der Eingänge). Doch gerade bei der Auswahl der aktuellen Aufgabe ist GTD unstrukturiert, da sie im Moment und subjektiv gewählt wird.
6. Externes System: Ich muss mich nicht mehr auf meinen Kopf verlassen. Das System ist extern und damit gefeit vor Vergessen.
7. Zuverlässig: Ein gut gepflegte GTD-System ist absolut zuverlässig. Sie können keine Aufgaben mehr vergessen und haben immer den Überblick.
8. Umfassend: GTD ist ein umfassendes System: Mit GTD können Sie auch Ihre Projekte planen und die Ablage organisieren. Sie brauchen deshalb nur ein System, nämlich GTD.

Nachteile von GTD

1. Gesamtsicht fehlt: Zwar hat David Allen ein nettes Modell der Flughöhen (Nächste Schritte, Projekte, Verantwortlichkeiten, Ziele, Visionen und das Leben selbst), aber er geht darauf zu wenig ein und erklärt auch nicht wirklich, wie die verschiedenen Höhen verknüpft sind. Im Dezember 2008 ist nun aber der lang erwartete Nachfolger von “Wie ich die Dinge geregelt kriege” erschienen: “Making It All Work“. Meine Ausgabe ist irgendwo zwischen dem Amazon-Lager und blatternet.ch-Hauptquartier, aber sobald ich es gelesen habe, werde ich hier sicherlich darüber berichten.
2. Gewohnheitsänderung: Mit GTD müssen Sie nicht nur wie bei anderen Systemen eine Gewohnheit ändern (z.B. jeden Abend für den nächsten Tag zu planen), sondern gleich eine ganze Reihe (Einfälle sofort notieren, Eingänge leeren, Wochenrückblick usw.). Das ist anspruchsvoll.
3. Zu wenig “Erledigen”, zu viel “Organisieren”: GTD hilft Ihnen, im Hintergrund Ihre Dinge zu regeln. GTD hilft Ihnen aber nicht oder kaum, die aktuelle Aufgabe effizient und zielgerichtet zu erledigen. David Allen schreibt nichts über Pareto, Parkinson oder Time-Boxing.
4. Lange Aufgabenliste: Eine GTD-Aufgabenliste kann sehr lang werden, denn Sie notieren sich ja die nächsten Handlungsschritte. Eine solch lange Liste wiederum kann demotivierend wirken.
5. Regelmässigkeit: GTD funktioniert einzig und allein, wenn Sie sich täglich an die Regeln halten. Das System ist nur dann zuverlässig und umfassend, wenn Sie es wirklich mit allen Dingen füttern, die Sie erledigen müssen. Nur wenn Sie Ihren Kopf vollständig leeren, sind Sie vor mentalen Unterbrechungen gefeit.
6. Eingänge können sich aufstauen: Leeren Sie eine Woche lang Ihre Eingänge nicht, sind Sie dann dafür wohl gleich mehrere Stunden damit beschäftigt. Das ist demotivierend und wird dann gerne noch weiter aufgeschoben. Doch genau dadurch verliert GTD seine Power.
7. Komplex: Um die einzelnen Schritte von GTD verstehen zu können, müssen Sie schon das ganze GTD verstanden haben. Das ist die Schwierigkeit. Bis man einmal im System drin ist, ist GTD eine eher komplexe Angelegenheit. Sobald Sie damit arbeiten, ändert es sich: Dann ist GTD plötzlich ganz einfach und logisch. In dieser Ausprägung kenne ich das von keinem anderen System.
8. Unstrukuriert: Das ist nicht nur ein Vorteil, sondern kann für viele Menschen ein gravierender Nachteil sein. Viele arbeiten lieber mit genauen Vorgaben und einer Struktur, die Ihnen sagt, was sie tun müssen.

Mein Fazit

Ich halte GTD für eines der mächtigsten Systeme, seine Zeit einzuteilen und Aufgaben zu managen. GTD ist hervorragend für die heutigen Anforderungen geeignet, da Sie mit GTD intelligent Lücken füllen können und nicht auf eine Planung angewiesen sind, die bald nach dem Festhalten schon überholt ist.

GTD eignet sich hervorragend für Menschen mit vielen und komplexen Aufgaben. Für viele andere Menschen ist GTD aber schlicht und einfach eine Überdosis. In meiner Tätigkeit als Berater und Trainer versuche ich deshalb zuerst einmal herauszufinden, was überhaupt die Anforderungen sind, die ein Kunde an ein System stellt. Häufig, aber längst nicht in allen Fällen biete ich dann GTD als Lösung an.

Das war der Abschluss-Artikel zu meiner Serie “Einführung in GTD”. Ich hoffe, Sie kennen GTD nun ein wenig und möchte es einmal ausprobieren. Was mich noch interessiert: Haben Sie Erfahrungen mit GTD? Falls ja: Welche?

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung

Mehr zum Thema

• NEU: Webinar “einfach produktiv” – Zeit- und Aufgabenmanagement leicht gemacht
• Reviews: Ein Blick zurück
• Produktiver arbeiten: Führen Sie ein Zeittagebuch
• Ganz einfach produktiv und organisiert!
• Einführung in GTD (Teil 7): Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

So komplex GTD auch scheinen mag, kaum hat man damit begonnen, ist es eben doch einfach. Man muss lediglich das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte zu verstehen. Darin liegt die Schwierigkeit. In den vergangen sieben Teilen haben Sie das System jedoch gut genug kennen gelernt, damit Sie anfangen können. Hier nochmals die Kurzfassung.

Was wollen wir erreichen?

Das ist das Programm von GTD: Wir wollen alles aus unserem Kopf verbannen, um die mentalen Unterbrechungen zu minimieren. Danach treffen wir eine bewusste Entscheidung, was damit geschehen soll und zwar dann, wann wir es wollen und nicht wenn es auftaucht. Uns unterstützt ein System, welchem wir absolut vertrauen können, da es aktuell und vollständig ist.

Die 5 Schritte

Erfassen

Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%. Das ist der Startpunkt. Achten Sie darauf, wirklich alles zu erfassen. Benutzen Sie ein Hilfsmittel, welches Ihnen liegt und Ihnen Spass macht zu benutzen (Stift/Papier, PDA, Handy, Diktiergerät,…). Alles, was Sie so erfassen landet dann im Eingangskorb.

Durcharbeiten

Leeren Sie alle Eingangskörbe regelmässig. Nehmen Sie jeden Input nach einander in die Hand und fragen Sie sich:

1. Worum geht es überhaupt?
2. Ist damit etwas zu tun?

Wenn damit etwas zu tun ist, was weniger als 2 Minuten dauert, dann tun Sie es sofort. Können Sie es delegieren, dann geben Sie es sofort weiter. Ansonsten kommt es in Ihr System: Entweder als Projekt auf die Projektliste oder als Handlungsschritt auf eine Kontextliste.

Organisieren

Wenn bei einem Input Handlungsbedarf besteht, gibt es nur drei Möglichkeiten, um was es sich handelt:

• Termine: Diese – und nur diese – gehören in den Kalender.
• Aufgaben: Aufgaben werden auf den Kontextlisten verwaltet.
• Projekte: Für Projekte wird eine Projektliste geführt.

Besteht kein Handlungsbedarf gibt es ebenfalls drei Möglichkeiten:

• Müll: Werfen Sie den Input weg.
• Abwarten: Tragen Sie ihn in Ihre Wiedervorlage ein.
• Referenzmaterial: Leben Sie den Input ab. Je einfacher die Ablage, desto schneller finden Sie Ihre Dinge wieder.

Durchsicht und Pflege

Ihr System muss unbedingt gepflegt werden. Dazu dient der Wochenrückblick. Ohne Wochenrückblick machen Sie kein GTD. Hier sammeln Sie alle losen Enden, leeren den Eingangskorb, führen die Ablage nach, prüfen alle Liste und den Kalender.

Erledigen

Es ist Dienstag, 9.56 Uhr, und Sie überlegen sich, was Sie tun sollen. Dazu helfen Ihnen die vier Kriterien in dieser Reihenfolge:

1. Kontext
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

Anhand dieser Kriterien können Sie genau die Aufgabe auswählen, die optimal zum jetzigen Zeitpunkt passt.

Das ist die Zusammenfassung vom ganzen GTD. Ein solches System lässt sich wohl nie ganz verstehen, bis man beginnt, damit zu arbeiten. Legen Sie also am besten heute noch los und experimentieren Sie. Vielen Fragen, die Sie jetzt noch haben, sind vermutlich nur “theoretische” Fragen. In der Praxis werden sie sich gar nicht oder nicht so stellen.

Im nächsten Teil und gleichzeitig letzten Teil geht es um die Vor- und Nachteile von GTD.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung

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• Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren
• Einführung in GTD (Teil 4): Der zweite Schritt: Durcharbeiten

1. Zu viel Effizienz
   Es wird Sie überraschen, den folgenden Satz auf meinem Blog zu lesen: Effizienz und Produktivität sind nicht alles.
   Alle meine Tipps sollen Ihnen zwar schon helfen, Ihre Produktivität zu erhöhen und effizienter zu arbeiten. Im Zentrum stehen aber der Inhalt, also Ihre Arbeit, Ihre Ziele, Ihre Wünsche, Ihre Träume und Ihre Visionen. Effizienz um ihrer Selbst willen mag Spass machen, aber schiesst am Ziel vorbei. Verkrampfen Sie sich nicht darauf, jedes Quäntchen Produktivität und Effizienz heraus zu pressen, sondern bleiben Sie locker. Denn ohne Lockerheit macht die Arbeit keinen Spass mehr.
2. Zu viel Technologie
   Technische Hilfsmittel sind genau das und nicht mehr: Hilfsmittel, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Zu oft leben wir in Potentialen: Wir richten unsere Computer für jeden erdenklichen Fall ein und installieren bereits heute die Software für etwas, was wir frühestens morgen – oftmals aber gar nie -  brauchen. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Lösung und nicht primär auf das Hilfsmittel.
3. Durcheinander
   Chaos wird manchmal mit Kreativität gleich gesetzt. Ich habe nie daran geglaubt. Ein Durcheinander lenkt ab. Punkt.
   Keine Angst, das Gegenteil von einem Durcheinander ist nicht ein leerer Schreibtisch. Finden Sie lieber genau die Ordnung, die Sie unterstützt, Ihnen Arbeit abnimmt und vor allem nicht ablenkt.
4. Offene Türen
   Wunderbar, wenn Ihre Tür immer offen steht. Damit setzen Sie ein gutes Zeichen gegenüber Ihren Kollegen, Mitarbeitenden und Kunden. Trotzdem sollten Sie ab und zu die Türe schliessen, damit Sie sich auch mal uneingeschränkt auf etwas fokussieren können.
   Vergessen Sie dabei die Türen im übertragenden Sinn nicht, nämlich alle Ablenkungen wie die Mailbenachrichtigung,  Telefonate oder das Radio. Schaffen Sie sich täglich eine Zeitspanne, wo sämtliche Ablenkungen eliminieren und Sie hoch konzentriert arbeiten können.
5. Unendliche Aufgabenlisten
   Sehr lange Aufgabenliste drücken auf die Motivation. Täglich müssen Sie auf eine Liste schauen, die einfach kein Ende nehmen will. Wie viele Einträge Sinn machen, ist abhängig von der Flughöhe: Wenn Sie nach GTD arbeiten und nur nächste Schritte auf den Aufgabenlisten haben, dann können Sie durchaus 70, 100 oder mehr Aufgaben im Griff haben. Jede dieser Aufgaben können Sie in relativ kurzer Zeit erledigen. Wenn Sie hingegen für jede Aufgabe einen halben Tag brauchen, dann schreckt Sie eine so lange Liste nur ab. Sie werden ohnehin niemals alles schaffen. Streichen Sie alle sehr alten Einträge, delegieren Sie, so viel Sie können, und pflegen Sie Ihre Aufgabenliste öfters.
6. Energiemangel
   Das ist wohl die härteste Blockade: Zu wenig Schlaf, schlechte Ernährung, kaum Bewegung, keine Rücksicht auf die natürlichen Rhythmen, viel Stress. Mittel- bis langfristig die Garantie auf eine Fahrkarte ins Burn-Out. Ich bin überzeugt, dass jede Stunde, die Sie in die Pflege Ihres Energiehaushalt investieren (z.B. indem Sie Sport treiben) mehrfach zurück kommt: Sie werden besser, aufmerksamer, schneller und produktiver arbeiten können, Ihnen macht die Arbeit mehr Spass, Sie haben das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben, und Sie fühlen sich nicht ständig ausgepumpt.
7. “Ich muss”/”ich sollte”
   Das Leben ist kein Kindergeburtstag. Die Arbeit schon gar nicht. Doch wenn Sie ständig “ich muss noch…” oder “ich sollte unbedingt…” denken, dann läuft etwas falsch. Ändern Sie lieber etwas, organisieren Sie sich neu, setzen Sie sich andere Ziele, sprechen Sie mit Ihrem Chef, geben Sie Arbeit ab, finden Sie Ihr Gleichgewicht oder ziehen Sie die Konsequenz und suchen Sie sich etwas Neues.

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Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Schritt von GTD geht es um das Wichtigste, nämlich um das Erledigen der Aufgaben. Wir haben jetzt alle losen Enden gesammelt und auf verschiedene Kontextlisten verteilt. Einmal pro Tag leeren wir den Eingangskorb und einmal pro Woche halten wir einen Wochenreview. Doch erledigt haben wir damit ja noch nichts. Die Frage ist also: Was soll ich jetzt tun?

Die vier Kriterien

Sobald die Frage “Was soll ich jetzt tun?” auftaucht, nimmt man vier Kriterien zu Hilfe. Wichtig ist, die Reihenfolge einzuhalten, auch wenn sie zunächst ungewöhnlich erscheint.

1. Kontext
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

1. Kontext

Genau genommen machen erst jetzt die verschiedenen Kontextlisten Sinn. Die Frage “Was soll ich jetzt tun?” wird nun zu “Was kann ich jetzt überhaupt tun? In welchem Kontext befinde ich mich?”. Wenn Sie auf den Zug warten, können Sie vielleicht ein paar Anrufe erledigen und nehmen Ihre “Telefon”-Liste hervor. Oder Sie warten in einem Café auf den nächsten Termin und nehmen Ihre “Papier”-Liste hervor, wo die Dinge notiert sind, die Sie ohne zusätzliche Hilfsmittel wie den Computer oder andere Unterlagen erledigen können. Dank den Kontextlisten vermeiden Sie, immer wieder neu nachdenken zu müssen, ob Sie eine Aufgabe jetzt überhaupt erledigen können. Erscheint sie nicht auf der entsprechenden Kontextliste, ist sie sowieso nicht innerhalb Ihres Radars.

Das ist ein ganz entscheidender Vorteil. Auf den Kontextlisten stehen ja konkrete Handlungsschritte, die relativ klein sind. Damit haben Sie mindestens 30-50 Aufgaben auf Ihren Listen, vermutlich sogar mehr. Es würde Sie sehr viel Zeit kosten, all die Aufgaben jedes Mal durchzugehen, um diejenigen heraus zu filtern, die Sie jetzt gerade in diesem Kontext erledigen können. Deshalb ist die Unterteilung in Kontextlisten so wertvoll.

2. Verfügbare Zeit

Dieser Punkt ist klar. Sie werden kaum einen Anruf von 30 Minuten beginnen, wenn Sie in 10 Minuten eine Sitzung haben. Aber bestimmt finden Sie auf Ihrer Kontextliste eine Aufgabe, die weniger als 10 Minuten dauert.

3. Verfügbare Energie

Unsere Energie während des Tages ist – ähnlich wie unser Schlaf – in etwa 90-minütige Zyklen unterteilt. Es gibt Zeiten, da haben Sie kaum Energie unabhängig davon, was Sie vorher gemacht haben. Daneben gibt es natürlich Aufgaben, die viel von Ihrer Energie beanspruchen. Das alles können Sie bei der Auswahl der nächsten Aufgabe berücksichtigen. Nach einer anstrengenden Sitzung ist es wenig sinnvoll, die Jahresplanung vorzunehmen. Aber vielleicht können Sie Ihre Ablage aktualisieren.

Ich verwalte meine Listen elektronisch. So kann ich jeder Aufgabe ein Etikett anhängen, welches mir sagt, wie viel Energie die Erledigung vermutlich beanspruchen wird. Es gibt drei Stufen: Viel, mittel, wenig. So kann ich eine Kontextliste nehmen und mir beispielsweise nur die Aufgaben anzeigen lassen, deren Erledigung wenig Energie benötigen. Diese sind dann perfekt nach der anstrengenden Sitzung. So finde ich schnell eine passende Aufgabe.

4. Priorität

Das letzte Kriterium ist die Priorität. Es kommt erst dann zum Zuge, wenn die Aufgaben bereits durch die ersten drei Kriterien vorsortiert sind. Welche der übrig gebliebenen Aufgaben ist die dringlichste oder – besser – die wichtigste?

GTD räumt also der Priorität ein viel geringere Rolle ein als üblich. Das ist nachvollziehbar: Denken Sie nur an Ihre Listen mit den 30-50 oder mehr Aufgaben. All diese gegeneinander aufzuwiegen und Prioritäten zu verteilen, würde schlicht und einfach zu viel Zeit kosten. Deshalb sind Prioritäten in GTD herunter gestuft. Abgesehen davon sind die einzelnen Handlungsschritte sowieso die falsche Ebene für Prioritäten. Prioritäten machen Sinn auf der Ebene der Ziele oder Lebensbereiche.

Zwei weitere Modelle

David Allen beschreibt noch zwei weitere Modelle: “Drei Schritte zur Einschätzung der täglichen Arbeit” und “Sechs Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen”. Beide Modelle beschreibt er nur kurz und meiner Meinung nach auch sehr vage. Deshalb gehe ich nicht auf sie ein. Die vier Kriterien sind sowieso der Massstab, den Sie täglich brauchen werde.

In diesem Artikel haben Sie kennen gelernt, wie Sie Aufgaben aussuchen, die Sie gerade jetzt erledigen können. Damit haben wir den letzten Schritt kennen gelernt. Im nächsten Teil werde ich eine Zusammenfassung des ganzen Prozesses geben.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung

Mehr zum Thema

• Einführung in GTD (Teil 9): Abschluss und Beurteilung
• Reviews: Ein Blick zurück
• NEU: Webinar “einfach produktiv” – Zeit- und Aufgabenmanagement leicht gemacht
• Links der Woche – 19. Januar 2008
• Links der Woche – 16. Februar 2008

1. Low-Tech
   So faszinierend die neusten Gadgets und Hilfsmittel auch sind: Mit keinem Medium sind Sie so schnell wie mit Papier und Stift. Kein Aufstarten, kein mühsames Tippen auf einer zu kleinen Tastatur, keine leeren Akkus, sondern einfach nur Arbeiten.
   P.S.: Zugegeben: Auch ich habe Freude an meinem iPhone. Trotzdem habe ich zusätzlich immer einen Notizblock und Stift bei mir für die Fälle, wo es schnell gehen muss.
   -> Mini-Serie: Analog vs. Digital
2. Mittagsschlaf
   Ein Nickerchen von 15-30 Minuten nach dem Essen gibt Ihnen mehr Power und wirkt nachhaltiger als jeder Doppelespresso. Ausserdem tun Sie etwas für Ihre Gesundheit, Ihr Wohlbefinden und Ihr Gleichgewicht.
   -> Tipps, um den Energiehaushalt nicht durcheinander zu bringen
3. Zu Fuss
   Gehen Sie – wenn möglich zu Fuss zu Arbeit. Oder steigen Sie eine Haltestelle früher aus. Oder parken Sie Ihr Auto nicht direkt vor dem Büro. Bewegen Sie sich einfach an der frischen Luft. So kommen Sie frisch und fit im Büro an – besonders im Winter.
4. Denkzeit
   Sogar Barack Obama reserviert sich täglich Zeit, wo er einfach nur nachdenkt. Ob er das tatsächlich jeden Tag durchzieht, spielt keine Rolle – die Idee aber ist bestechend.
   -> Gedankenstrich & links und rechts! – 18. Oktober 2008: Denkpause
5. Telefonieren
   Benutzen Sie E-Mail am besten nur, um Informationen zu übermitteln. Führen Sie keine Konversationen via E-Mail und vermeiden Sie unbedingt, emotionale Themen per E-Mail zu diskutieren. Nehmen Sie lieber wieder mal Ihr Telefon in die Hand und hören Sie zwischen den Zeilen.
6. Singletasking
   Eines meiner Lieblingsthemen, dieses Mal von der anderen Seite betrachtet: Tasken Sie single. Oder: Tun Sie nur das, was Sie gerade tun. Fokussieren Sie sich darauf, so erhalten Sie schneller Ihr Ergebnis, welches erst noch besser sein wird. Sie sind weniger sprunghaft und werden zufriedener sein. Klingt unglaublich, aber probieren Sie es während der nächsten dreissig Tage aus. Wenn Sie nicht überzeugt sind, können Sie ja immer noch zurück zum Multitasking wechseln.
   P.S.: Dieser Hinweis gilt natürlich nur für Tätigkeiten, wo Sie Ihre Aufmerksamkeit brauchen. Natürlich können Sie aber gleichzeitig Joggen und ein Hörbuch hören oder Bügeln und fern sehen.
   -> Simple Work – Oder: Warum Multitasking nicht funktionieren kann
7. Pausen machen
   Raucher haben Nicht-Rauchern etwas voraus: Sie sind durch ihre Sucht gezwungen, regelmässig Pausen zu machen. Nun gut, wahrscheinlich gibt ihnen diese Art von Pause nicht wirklich viel neue Energie. Aber 5 Minuten ein paar Schritte gehen, frische Luft atmen oder sich recken und strecken wecken Ihre Lebensgeister wieder.
   -> Mehr durch weniger (Teil IV): Mach mal eine Pause!

[wieder inspiriert von Nicholas Bate]

Mehr zum Thema

• “The Printable CEO Series” von David Seah
• Ziele: Wohin bringt uns der Lebenszug?
• X17 – das einzig “richtige Ringbuch”? Ein Review
• Wie ich zum Frühaufsteher wurde
• Was sind Ihre Motivatoren?

1. Kaffee
   Koffein gibt Ihnen (wie übrigens Nikotin auch) zwar einen kurzfristigen Kick, doch bald ist es mit der Herrlichkeit auch wieder vorbei. Wenn Sie versuchen, Ihre Energie ständig mit Koffein hoch zu halten, dann kann sich der Körper nicht mehr richtig erholen, Sie werden immer schlapper und brauchen immer mehr Kaffee. Wenn Sie ohne Kaffee keinen Arbeitstag überstehen, dann sollten Sie Ihre sonstigen Gewohnheiten gründlich unter die Lupe nehmen (Ernährung, Schlaf, körperliche Bewegung etc.).
   -> 5 Tipps, die Energie hoch zu halten
2. Keine Pausen: Selbst kurze Pausen helfen dem Körper und dem Geist, sich zu erholen, sofern man sie bewusst macht und sinnvoll füllt. Aufstehen, mal kurz lüften und ein paar Schritte gehen, kosten Sie nur ein paar Minuten. Sie können übrigens “keine Pausen” noch steigern und am Mittag durchzuarbeiten (und dann noch meinen, man sei heute besonders fleissig und effektiv).
   -> Mehr durch weniger (Teil IV): Mach mal eine Pause!
3. Überstunden
   Ab und zu länger zu arbeiten, gehört zu jedem Job. Nur noch Überstunden zu sammeln ohne Aussicht, sie jemals kompensieren zu können, ist ein Alarmzeichen. Ganz zu schweigen davon, wenn Sie ständig auch noch Unterlagen nach Hause nehmen. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, lernen Sie zu delegieren, geben Sie Verantwortungen ab oder unternehmen Sie sonst etwas. Aber tun Sie was. Und schieben Sie nicht Sachzwänge vor. Ich kenne mehrere Leute in meinem Umfeld, die ganz plötzlich nach ihrem Burn-Out oder Nervenzusammenbruch eben doch reduzieren und gleichzeitig ihren Job behalten konnten.
4. Mail sofort beantworten
   Abgesehen von der Unterbrechung, die Ihre Konzentration sofort massiv sinken lässt und Sie danach die Konzentration wieder neu mühsam aufbauen müssen, ist es ineffizient, Mails einzeln zu beantworten. Viel besser geht es in einem Rutsch. Deshalb: Mailbenachrichtigung ausschalten und 1-2 Mailsitzungen pro Tag durchführen, wo Sie all Ihre Mails schreiben, lesen und beantworten.
   -> Das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang
   -> Gedankenstrich – 03. Juni 2008: Mailbenachrichtigung
5. Sitzungen
   Ich habe mich ja erst kürzlich als Sitzungshasser geoutet. Versuchen Sie, an so wenig Sitzungen wie möglich teilnehmen zu müssen. Und planen Sie die, die sein müssen und die Sie selbst veranstalten, gut: Ziel, Ablauf, Tagesordnung, Zeitrahmen (so kurz wie möglich, nur so lang wie absolut nötig) müssen allen Teilnehmenden klar sein. Und am Schluss muss jede/r genau wissen, wie es weiter geht, was die nächsten Schritte sind und wer was zu tun hat.
6. Multitasking
   Gut möglich, dass Sie schneller fertig werden, wenn Sie telefonieren und gleichzeitig eine E-Mail schreiben. Ich gebe Ihnen aber die Garantie, dass die E-Mail fehlerhaft, unvollständig und unsorgfältig sein wird, und Sie gleichzeitig nicht mehr genau wissen, was Ihr Gesprächspartner gesagt hat. Einer Kollegin von mir habe ich auch mal etwas erklärt und sie musste unbedingt gleichzeitig eine Einladung zu einer Sitzung schreiben und verschicken. Die Folge: Sie wusste am nächsten Tag nicht mehr, was ich ihr gesagt habe und in der Einladung fehlte das Datum und die Zeit. Peinlich…
   -> Simple Work – Oder: Warum Multitasking nicht funktionieren kann
7. Produktiv=viel erledigen
   Produktiv ist nicht derjenige, der am meisten in der kürzesten Zeit erledigen kann. Produktiv ist diejenige, die die wichtigen und richtigen Dingen erledigt und das erst noch bevor es zu spät ist. Die unwichtigen und falschen Dinge interessieren sie nicht.

[inspiriert von Nicholas Bate]

Mehr zum Thema

• “The Printable CEO Series” von David Seah
• Ziele: Wohin bringt uns der Lebenszug?
• X17 – das einzig “richtige Ringbuch”? Ein Review
• Wie ich zum Frühaufsteher wurde
• Was sind Ihre Motivatoren?

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon fallen drei auf: Die Listen “Agenda” (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), “Irgendwann/Vielleicht” (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und “Warten auf” (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

GTD schafft ein Erinnerungssystem ausserhalb Ihres Kopfes. Um so wichtiger ist es, dass dieses System immer aktuell ist, damit es Ihren Kopf auch tatsächlich entlastet. Nur wenn Sie dem System zu 100% vertrauen können, dass Sie nichts vergessen, werden die mentalen Unterbrechungen abnehmen oder sogar ganz aufhören. Deshalb müssen Sie Ihr System regelmässig durchsehen. Bewährt hat sich folgender Rhythmus:

• Kalender: Den Kalender schauen Sie sich selbstverständlich mehrmals täglich an, damit Sie keine Termine vergessen.
• Aufgabenlisten: Primär schauen Sie auf die Listen, wenn Sie eine Aufgabe beendet haben und kein Termin ansteht. Je nach Kontext nehmen Sie die entsprechende Liste hervor und wählen eine Aufgabe aus, die Sie nun erledigen wollen.

Zusätzlich – und das ist eine weitere Eigenheit von GTD – machen Sie einmal pro Woche reinen Tisch in einem Wochenrückblick (weekly review). Diesen Wochenrückblick können Sie sich wie das Aufräumen vor dem Urlaub vorstellen: Sie schauen, was Sie noch tun müssen, Sie legen Ihre Akten ab, Sie aktualisieren Ihre Aufgabenlisten usw. Der Wochenrückblick ist so zentral, dass David Allen, der “Erfinder” von GTD, sogar sagt, dass wenn Sie keinen Wochenrückblick machen, Sie gar kein GTD machen.

Der Wochenrückblick

Schaffen Sie sich eine Routine, wann Sie den Wochenrückblick durchführen wollen. Sie können sich auch einen Termin fix reservieren und im Kalender eintragen. Bewährt hat sich der Wochenrückblick logischerweise am Freitag, wenn die Woche zu Ende ist. Doch natürlich eignet sich jeder andere Tag auch. Wählen Sie einen Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt, und führen Sie dann konsequent jede Woche zu diesem Zeitpunkt den Wochenrückblick durch. Je nachdem, wie Sie während der Woche Ihr System pflegen, dauert der Rückblick zwischen 15 und 60 Minuten.

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

1. Alle losen Dinge sammeln: Leeren Sie nochmals Ihren Kopf und notieren Sie sich alles, was Ihnen durch den Kopf schwirrt.
2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Idealerweise machen Sie das täglich. Meistens schafft man das aber nicht. Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren.
3. Führen Sie die Ablage nach.
4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind die noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben?
5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell?
6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken?
7. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten.
8. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell?

Vielleicht haben Sie noch andere Dinge, die sie wöchentlich durchsehen möchten, z.B. Ihre Ziele oder Ihr persönliches Leitbild. Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Vergessen Sie nicht: Das ist Ihr Rückblick. Führen Sie keinen Rückblick genau nach der Theorie durch, sondern passen Sie ihn auf Ihre Umstände an, denn dann gewinnen Sie am meisten.

In diesem Artikel haben Sie die Durchsicht und die Pflege Ihres System kennen gelernt. Im nächsten nächsten Teil, der gleichzeitig der fünfte und letzte Schritt in GTD ist, geht es um das Wichtigste: Um das Durchführen der Aufgaben.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung

Mehr zum Thema

• Reviews: Ein Blick zurück
• Links der Woche – 2. Februar 2008
• Einführung in GTD (Teil 9): Abschluss und Beurteilung
• Einführung in GTD (Teil 8): Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Einführung in GTD (Teil 7): Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben