Vielleicht haben Sie es auf Twitter mitverfolgt: Am 1. August haben ich und meine Lebenspartnerin unseren ersten Aufschieberitis-Tag durchgeführt. Inspiriert hat uns Monika Birkner, die vor Monaten ein entsprechendes Telefonseminar durchgeführt hat (an dem wir nicht teilgenommen haben).

Unsere Regeln waren einfach: Wir wollten uns einen halben bis ganzen Tag den Dingen widmen, die wir sonst immer aufschieben. Halt die typischen Dinge, die man sich für einen verregneten Sonntag aufhebt. Mein grösster Brocken: Endlich alle alten Geräte bei ebay respektive ricardo.ch einstellen.

In meinen letzten Aufräumaktionen (besonders im Keller) habe ich viele Geräte entdeckt, die ich nicht mehr nutze, die aber noch in sehr gutem Zustand sind. Seit letztem November sind diese Geräte in einer Kiste gesammelt und warten auf den Verkauf. Der Grund: Mir macht sowas keinen Spass. Vor einem seriösen Verkauf muss ja jedes Gerät getestet, geputzt, fotografiert und beschrieben werden. Mein Plan war, ausserdem noch ein paar längst fällige E-Mails zu schreiben, meine Foto-Abteilung im Schrank aufzuräumen und mit der Steuererklärung zu beginnen, falls ich zu viel Zeit hätte. Meine Partnerin ihrerseits wollte vor allem ihre Steuererklärung ausfüllen.

Und das war das Ergebnis: In 4.5 Stunden habe ich insgesamt 15 Geräte bei ricardo.ch eingestellt und als Zugabe habe ich in 20 Minuten den Schrank aufgeräumt. Meine Partnerin hat ihre Steuererklärung ausgefüllt und sonst ein paar Dinge erledigt.

Es war nicht einfach, für solche Dinge, die keinen Spass machen, einen Samstag zu opfern. Dass wir trotzdem durchgehalten haben, lag sicherlich daran, dass wir uns auch für andere Dinge Zeit genommen haben und dass wir uns gegenseitig motivieren konnten. Wir haben viel später angefangen als geplant, einfach nur, weil wir unser Gespräch beim Frühstück nicht unterbrechen wollten. Auch die Mittagspause war recht lange und das war gut so.

Am Ende des Tages war ich froh, meine Hauptaufgabe endlich nach Monaten erledigt zu haben, auch wenn die ganz grosse Erleichterung ausblieb. Das hat vielleicht damit zu tun, dass ich ja all diese Dinge dann noch verpacken und verschicken muss, wenn sie verkauft sind. Trotzdem hätte ich erwartet, dass ich mich besser und gelöster fühle.

Mit dem Abteil im Schrank, wo ich meine komplette Fotoausrüstung lagere, bin ich sehr zufrieden. Das war wohl der einzige Teil in der Wohnung, der noch nicht aufgeräumt war. Eine Altlast sozusagen. Diese Altlast habe ich wochenlang vor mich hergeschoben, nach nur 20 Minuten war ich aber schon durch. Hätte ich das gewusst…

Was ich an diesem Tag über Aufschieberitis gelernt habe:

• Man kann Aufgaben noch so lange aufschieben wie man will: Sie erledigen sich selten von alleine. Das stimmt allerdings nur teilweise. Es gibt tatsächlich Aufgaben, die plötzlich einfach nicht mehr relevant sind. Und: Nicht-Erledigen ist immer eine Option, die man prüfen kann, wenn eine Aufgabe schon lange auf der Liste steht. Vielleicht gibt es ja einen guten Grund, weshalb man die Aufgabe noch nie angegangen ist. Diesem Grund nachzuspüren, lohnt sich.
• Je länger man eine Aufgabe aufschiebt, desto schwieriger wird der Anfang.
• Der Anfang ist das Schwierigste. Kaum angefangen, entpuppen sie sich meist als nicht so schlimm.
• Bei unangenehmen Aufgaben sind die Pausen und kleine Belohnung noch wichtiger als sonst. Das motiviert.
• Ein Leidensgenosse und der regelmässige Austausch helfen sehr.
• Grosse Aufgaben teilt man am besten in viele kleine auf. Meine ebay-Aufgabe hätte ich unbedingt in kleinere Aufgaben unterteilen sollen. Ich hatte zeitweise den Eindruck, nie fertig zu werden.
• Ich hätte mir gerade für diese Aufgabe ein Zeitlimit setzen sollen.

Sie sehen: Auch Produktivitätstrainer schieben auf und lernen nie aus. Macht aber nicht, denn es geht ja nicht um Perfektion.

Wir werden diesen Tag wohl künftig öfters wiederholen, gerade auch für die unangenehmen Aufgaben im Haushalt wie Fenster putzen oder solche Dinge. Meist schleppt man einige Aufgaben viel zu lange mit sich und lässt es zu, dass sie einem Energie rauben durch das permanent schlechte Gewissen. Schon nur, als wir das Datum für unseren Aufschieberitis-Tag festgesetzt hatten, hat mein schlechtes Gewissen auf der Stelle aufgehört. Denn ich wusste, dass ich dann meine Geräte endlich verkaufen werde. Das hat die Aufgabe nicht schöner gemacht, aber sie wurde absehbar.

Irgendwie freue ich mich trotzdem jetzt schon auf den nächsten Aufschieberitis-Tag.

Foto von emiemar

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In meinem Freundeskreis wurde ich lange ausgelacht, weil unser Keller ein Trauerspiel war. Obwohl ich sonst sehr gut organisiert bin, galt hier die Devise: Aus den Augen aus dem Sinn. Die Folge: Um etwas in unserem Keller finden zu können, mussten wir zuerst viele Dinge und Kisten umher schichten. Natürlich sind diese Dinge dann gleich am neuen Ort geblieben, so dass nach jeder Suchaktion das Chaos noch grösser wurde.

Mittlerweile haben wir in einer Grossaktion den Keller richtig aufgeräumt und diese Ordnung ist seit Monaten auch so geblieben.

Meine Freunde habe mich ausgelacht, weil ich ja anderen Menschen helfe, sich besser zu organisieren und trotzdem hatte ich selber ein Chaos. Damit werde ich oft konfrontiert: Viele Menschen meinen, ich als Experte müsse doch perfekt organisiert sein. Es stimmt zwar, dass ich gut – wahrscheinlich besser als die meisten Leute – organisiert bin. Gut ist aber nicht perfekt – und das ist gut so!

Auch mein Eingangskorb ist manchmal übervoll, mein Schreibtisch nicht immer leer und meine Aufgabenliste nicht immer aktuell. Das ist nicht weiter schlimm. Wir sind alle nur Menschen und niemand ist perfekt. Ich weiss aber immer:

• Ich kann sehr schnell wieder Ordnung schaffen, da ich weiss, wie das am besten geht.
• Ich lasse es nie zu weit gehen. Die Basis meiner Organisation, also sozusagen die Grundordnung, behalte ich immer bei.

Organisiert zu sein, heisst nicht automatisch, perfekt organisiert zu sein. Um Perfektion in etwas zu erreichen, braucht es einen sehr sehr grossen Aufwand. Es ist fraglich, ob der Bereich der Arbeitsorganisation der richtige Ort ist, um Perfektion anzustreben. Ich denke nicht. Viel lieber nehme ich einen pragmatischeren Weg:

Eine gute Arbeitsorganisation ist ja nichts anderes als ein Hilfsmittel für das wirklich Wichtige: Nämlich meine Aufgaben zu erledigen.

Darum geht es und nicht, ob es nicht doch noch ein besseres Programm für meine Aufgabenliste gibt oder ob es auf meinem Schreibtisch einen Bleistift zu viel hat.

Das ganze geht aber noch viel weiter: Ich mache aus einem ganz bestimmten Grund meine Arbeit, nämlich ich mache das, was mir Spass macht, was ich am besten kann und wo ich meine Talente und Stärken wirklich ausleben kann. Mir ist das Wort ein wenig zu gross, aber man könnte auch sagen, in meiner Arbeit kann ich meine Berufung erfüllen. Und genau darum geht es: Ich investiere genau so viel in meine Arbeitsorganisation, damit ich meine Berufung optimal leben, meine Ziele erreichen und mein Potential voll ausleben kann. Darum geht es schlussendlich.

Diese Erkenntnis nimmt viel Druck weg. Wer ständig ein schlechtes Gewissen hat, weil er nicht perfekt organisiert ist oder wer ständig auf der Suche nach der perfekten Organisation ist, hat vielleicht etwas missverstanden. Hier täte ein wenig Lockerheit gut. Arbeitsorganisation macht nur soweit Sinn, wie es hilft, die dahinterliegenden Dinge zu verwirklichen. Deshalb ist Perfektion nicht nötig, ein gesunder Pragmatismus reicht völlig aus.

Wenn ich also mal meinen Schreibtisch nicht mehr wirklich sehe oder mein Eingangskorb überquillt, weil ich so von einem Projekt inspiriert bin, dann ist das völlig OK. Ich weiss, dass ich – wenn ich aus dem Projekt wieder auftauche – meinen Tisch aufräumen werde und ich weiss, dass ich trotzdem so gut organisiert bin, dass ich nichts vergessen und nichts verloren gehen kann.

Eine gute Arbeitsorganisation ist zweifellos wichtig, und es ist richtig, sich darum zu kümmern. So steigt die Wahrscheinlichkeit, meine Leistung auch abrufen zu können. Manchmal täte uns lediglich mehr Pragmatismus und weniger Perfektion und Diskussionen um das allein selig-machende System gut.

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Wer hat nicht schon alles für eine bessere Arbeitsorganisation und ein besseres Zeitmanagement her halten müssen? Parkinson, Pareto, die ALPEN und eben auch Eisenhower. Das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix gehen zurück auf Dwight D. Eisenhower, den 34. Präsident der USA und Oberbefehlshaber der Allierten in Europa während des zweiten Weltkriegs.

Dieses Prinzip wird manchmal heran gezogen, um ein modernes Zeitmanagement zu charakterisieren. Stephen Covey unterscheidet vier Generationen von Zeitmangement:

Die erste Generation hat versucht, den heutigen Ansprüchen der Zeit gerecht zu werden und lässt sich durch Notizen und Checklisten charakterisieren. Im Vordergrund stand die Vollständigkeit.

Die zweite Generation hat sich dann auf Kalender und Terminplaner konzentriert. Diese Bewegung steht für die Planung von Ereignissen und Handlungen für die Zukunft.

Die dritte Generation versucht, die ersten beiden Generation um Prioritäten zu erweitern. Sie ist heute noch verbreitet. Hier geht es um Prioritäten, Werte und Ziele. Diese Denkweise wird bis auf den einzelnen Tag herunter gebrochen, indem man eine detaillierte Tagesplanung erstellt.

In allen drei Generationen stand die Effizienz im Vordergrund. Leider ging bei dem Versuch, den letzten Tropfen aus dem Tag heraus zu pressen, auch vieles verloren. Menschliche Bedürfnisse etwa blieben dabei auf der Strecke. Gleichzeitig hat man gemerkt, dass eine detaillierte Planung heute nicht mehr durchgehalten werden kann, in einer Zeit, die von ständigen Unterbrechungen geprägt ist. Als Folge hatten viele Leute genug von Zeitmanagement und Zeitmanagement-Programmen.

Nun taucht aber die vierte Generation auf. Diese Generation ist nicht mehr von Methoden des Zeitmanagements geprägt. Zeit lässt sich schliesslich nicht managen. Jede/r hat genau 24 Stunden Zeit pro Tag, jede Sekunde ist genau gleich lang wie jede andere. Bei der vierten Generation geht es deshalb um Selbst- und Energiemanagement. Damit taucht plötzlich der Mensch wieder in der Diskussion auf.

Die Eisenhower-Matrix

Eines der Instrumente dieser vierten Generation ist die Eisenhower-Matrix. Die Matrix hat zwei Achsen: Wichtig – Unwichtig, Dringend – Nicht dringend. Diese Matrix aufspannt ergibt folgendes Bild. (Bitte auf das Bild klicken, es öffnet sich dann in einem neuen Fenster)

In unserem Alltag bewegen wird uns meistens in der Dringend-Achse. Unser Arbeitsalltag mit alle den Unterbrechungen ist genau so konzipiert. Dringende Aufgaben springen uns förmlich an, sie bedrängen uns. Ein Übermass an Dringlichkeiten führt zu:

• Stress
• Krisenmanagement
• ausschliesslich kurzfristige Orientierung
• reaktiv und nicht proaktiv
• kaum planbar

Die Situation wird verschärft, wenn der Schwerpunkt im Quadranten III liegt, also bei den zwar dringenden, aber eigentlich unwichtig Aufgaben. Hier wird viel Zeit für Unwichtiges verplempert, aber man ist trotzdem gestresst und gehetzt.

Quadrant IV ist sowieso ausser Rang und Namen. Diese Zeit ist völlig verloren und schadet mehr als es nützt. Hier sollten Sie sich also nie aufhalten.

Im Idealfall verbringt man am meisten Zeit im Quadrant II, also bei den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Zwar werden Sie immer mit dringenden Aufgaben konfrontiert werden, aber können viele davon abfedern oder gar nicht dringend werden lassen, wenn Sie frühzeitig planen und die Dinge erledigen, bevor Sie dringend werden. Mit anderen Worten: Je mehr Sie sich im Quadranten II befinden, desto mehr nimmt Quadrant I ab.

In den Quadranten II rutscht man aber leider nicht einfach so. Vielmehr verlangt der Quadrant II langfristige Planung, zielgerichtete Arbeit, proaktive Arbeit. In den Quadranten I (und oft auch in Quadrant III) rutschen Sie oft von alleine, oft ohne Ihr Zutun. Deshalb ist es wichtig, bewusst in den Quadranten II zu drängen.

Eine einzige Frage hilft Ihnen, zu überprüfen, ob Sie im Quadrant II arbeiten oder nicht. Nämlich:

Welche Tätigkeit macht langfristig den grössten Unterschied?

Tun Sie hauptsächlich die Dinge, die langfristig den grössten Unterschied machen, dann sind Sie gut aufgestellt. Ziellos im Internet surfen, zahllose Sitzungen absitzen, viele Anrufe, ständig E-Mails abrufen, Dinge kurzfristig erledigen gehört sicher nicht dazu.

Ich denke, theoretisch klingt das nachvollziehbar. Doch wie kommen Sie konkret von Quadrant I in Quadrant II?

Hier muss ich tief ansetzen, nämlich ganz unten bei der Basis:
Was tun Sie eigentlich? Weshalb tun Sie es? Was sind Ihre Lebensziele? Was ist Ihre ganz persönliche Vision, Ihre Mission? Weshalb sitzen Sie stundenlang in einem Büro, weshalb mühen Sie sich tagtäglich ab?

Wenn Sie keine Antwort auf diese Fragen haben, dann liegt die Vermutung nahe, dass Sie sich treiben lassen und das tun, was andere wollen. Dann fehlt aber proaktives Handeln. Der erste Schritt in Richtung Quadrant II liegt also darin, diese Fragen für sich selber zu beantworten und diese Antwort immer im Bewusstsein zu haben. Anschliessend sollten sich die meisten Ihrer Aktivitäten auf diese Basis beziehen.

Natürlich müssen Sie deshalb trotzdem einen Anruf führen, der Sie nur Zeit kostet, die Konzentration raubt und eigentlich nichts bringt. Und natürlich müssen Sie auch die Buchhaltung nachführen, die Steuererklärung ausfüllen, eine plötzliche Aufgabe sofort erledigen. Aber all das sollte nicht der Hauptbestandteil Ihrer Arbeit sein.

Hier ein paar weitere Strategien, die helfen können, in den Quadranten II zu kommen:

Ziele priorisieren

Die persönliche Mission oder Vision ist naturgemäss recht allgemein gehalten. Ziele helfen bei der Konkretisierung. Vielleicht haben auch Sie viele Ziele. Hier gilt es, bei den Zielen Prioritäten zu setzen. Wählen Sie zunächst diejenigen aus, die die grösste und nachhaltigste Wirkung haben.

Welche Ziele haben Sie?

Rollen balancieren

Jeder Mensch füllt unterschiedlichste Rollen aus. Als Selbstständiger bin ich beispielsweise Trainer, Blogger, Verkäufer, Buchhalter, Sekretär, Designer und vieles mehr. Daneben bin ich auch noch Lebenspartner, Präsident eines Fotoclub, ehrenamtlicher Helfer, Sohn meiner Eltern, Bruder, Freund und vieles mehr. All diese Rollen gilt es, unter einen Hut zu bringen und die Zeit so aufzuteilen, dass keine davon zu kurz kommt.

Was sind Ihre Rollen?
Können Sie alle Rollen ausfüllen?

Nein sagen

Können Sie Nein sagen? Nicht? Trösten Sie sich, das können viele Menschen nicht. Das hilft Ihnen leider nicht weiter. Mein Rat ist einfach, aber nicht leicht: Lernen Sie, Nein zu sagen. Es gibt viele Hilfen, wie Sie das tun können, beispielsweise hier oder hier. Mir hilft es, wenn ich mich bemühe, eine Alternative zu finden. So zeige ich, dass ich wirklich nicht kann, aber ein Anliegen verstehe und es ernst nehmen.

Können Sie Nein sagen? Weshalb nicht?

Delegieren

Viele der Aufgaben, die nicht in Ihren Quadranten II fallen, können Sie vielleicht delegieren. Je tiefer man in der Hierarchie sitzt, desto schwieriger ist das natürlich. Oder es scheitert an den fehlenden Ressourcen, was bei vielen Alleinunterhalterunternehmer der Fall ist.

Falls Sie aber die Möglichkeit haben, dann delegieren Sie unbedingt treuhänderisch. Suchen Sie sich die Leute so aus, dass diese als Treuhänder selbstständig und eigenverantwortlich handeln können. Es sind nicht Ihre Handlanger, sondern Ihre Treuhänder. So macht das Arbeiten mehr Spass – auch Ihnen. Denn so müssen Sie nicht mehr der Kontrolleur sein.

Weitere Anwendungen

Mit der Eisenhower-Matrix können Sie eine Inventur Ihrer Aufgaben machen, wenn Ihnen alles über den Kopf zu wachsen droht. So sehen Sie, was eigentlich wichtig ist. Die Eisenhower-Matrix und seine Philosophie lässt sich aber nicht nur auf Ihre Arbeitsorganisation anwenden. Es gibt viele andere Möglichkeiten:

• Ziele sortieren: Was ist wichtig, aber noch nicht dringend? Ganz klassisch: Abnehmen/Sport treiben. Wenn Sie jetzt etwas abnehmen, werden Sie nicht in ein paar Jahren/Jahrzehnten keine andere Wahl mehr haben.
• Essen: So komisch es klingt: Sortieren Sie Ihr Essen mal nach Eisenhower. Was sollten Sie unbedingt mehr essen, weil es Ihnen gut tut? Wenn Sie erst dann Früchte essen, wenn Sie den Schnupfen schon haben, dann ist es zu spät. Wenn Sie es vorher tun, werden Sie keinen Schnupfen bekommen.
• Freizeit: Was bringt Ihnen die grösste Erholung, ohne Sie zu stressen?

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photo by pierre pouliquin

Vor drei Wochen habe ich in einem Artikel vorgestellt, wie ich organisiert bin. Damals habe ich aber nur meine Tasche und meinen Eingangskorb gezeigt. Etwas Wesentliches fehlte: Meine Ablage. Vor drei Wochen war die auch noch ganz langweilig, da ich meine Dokumente einfach in einen Ordner abgelegt habe. Dazu benutzte ich ein alphabetisches Register – und fertig.

David Allen empfiehlt in seinem GTD-Buch die Benutzung von so genannten “Manila Folder”. Egal, wie die deutsche Übersetzung diese benennt, “Manila Folder” sind keine Hängeregistraturen oder Ordner. Manila Folder sind auch keine Marke – wie oft fälschlicherweise angenommen -, sondern eine Art Akten, die in einer Kiste oder Schublade stehen. Die Rückseite ist etwas fester und biegt deswegen nicht durch. Leider sind sie hier in Europa – soweit ich weiss – nicht erhältlich. Macht nix, sie hätten sowieso ein falsches Format. Aber es gibt Alternativen: Eine davon ist das Classei-System. Heute habe ich mein Einsteiger-Set erhalten und möchte es euch vorstellen.

Darf ich vorstellen? Das Classei-System

Das Classei-System bezeichnet sich selbst als Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System. Es funktioniert mit Mappen, die eigentlich nichts anderes sind als Akten aus starkem Papier oder Karton. Der Witz am System ist folgender: Die Mappen haben eine verstärkte Rückwand, die verhindert, dass sie umfallen. Man kann sie also in einer Box oder Schublade stehend aufbewahren, ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung: Sie stehen einfach in der Box rum.

Das ganze System besteht aus mehreren Teilen. Es gibt ganz praktische Sets für den Einstieg, die man auf der Homepage von Classei bestellen kann (für unsere deutschen Nachbarn hier, für uns Schweizer hier). Dort sieht man auch die Unmenge an verschiedenem Zubehöre, die es gibt: 12 Arten von Mappen, alle möglichen Arten von Tabs, Boxen, Möbeln usw. Das ganze System ist also beliebig erweiterbar und kann auf viele Bedürfnisse angepasst werden.

Doch zurück zu meinem Set. Das Paket ist recht handlich, aber enthält ein komplettes System, mit dem man direkt loslegen kann. Das hier kam zum Vorschein:

Im einzelnen enthält das Set folgendes:

Oben befindet sich die Box, wo man dann schlussendlich seine Akten drin versorgen kann. Sie ist etwas breiter als ein Standard-Ordner und bietet mir genug Platz für den Anfang. Rechts sind die eigentlichen Akten, von denen drei verschiedene Arten mitgeliefert wurden: Recht dünne, die Platz für etwa 80 Blätter bieten, etwas dickere für 100 Blätter sowie Dehnmappen für 200 Blätter. Alles in allem werden 55 Mappen mitgeliefert. Links seht ihr die Kurzbeschreibung des System sowie Tabs, die man an die Akten kleben kann. Dabei waren weisse und gelbe Tabs, aber sie sind in allen möglichen Farben erhältlich. In der Mitte seht ihr noch einen Stift zum Beschreiben der Tabs und ein Etikett, um die Box anzuschreiben. Nicht abgebildet ist die Mappenstütze, die verhindert, dass die Mappen in der Box rutschen können.

Innen haben die Mappen an den kürzeren Seiten je eine Seitenlasche, so das nichts herausfallen kann. Jede Mappe hat oben eine Beschriftung von A-Z, von 1-9 (keine Ahnung wozu) und von 1-31 (für ein Wiedervorlage-System). Die Tabs klebt man an die Mappen-Rückseite und zwar genau dort, wo der Anfangsbuchstabe der Kategorie steht. Klingt kompliziert, aber sieht dann so aus:

“ABS” wird also bei “A” angeklebt, “Foto” bei “F” usw. Jetzt sortiert man die Mappen alphabetisch an und fertig ist’s. Wichtig ist, dass hinten “A” kommt und ganz vorne “Z”. So sieht man nämlich mindestens die Anfangsbuchstaben der jeweiligen Tabs. Empfehlenswert ist es, eine möglichste kleine Einteilung vorzunehmen. Also anstatt “Fotoclub” eher “Rechnungen Fotoclub”, “Anmeldungen Fotoclub”, “Wettbewerbe Fotoclub” usw. Was auf den ersten Blick nach Platzverschwendung riecht, dient der Übersichtlichkeit und lässt die Dokumente schneller finden. Es gibt in meinen System Mappen, die nur 2-3 Blätter beinhalten, aber die eine eigene Mappe verdient haben. Welche Kategorien man benutzt, ist nicht so wichtig. Ich habe mich für Themen entschieden, da es meine private Ablage ist. Geschäftlich könnte man Projekte und Kunden nehmen.

Und wozu das Ganze?

Wie ihr auf der Homepage sehen könnt, ist das ganze nicht ganz billig. Wozu sollte man sich dies also antun? Mein alter Ordner hat es sehr wohl getan und die alphabetische Unterteilung mit Registern hat sich prinzipiell bewährt. Nur ist es recht zeitaufwendig, Dokumente in einem Ordner abzulegen: Lochen, passender Ort suchen, Ordnerschliessvorrichtung (oder wie das heisst) öffnen, Dokument ablegen, Ordnerschliessvorrichtung wieder schliessen. Die Folge war, dass ich das Ablegen von Dokumenten immer aufgeschoben habe. Vom Classei-System erhoffe ich mir Besserung: Hier muss ich nur kurz die entsprechende Mappe hervor ziehen – das kann man sogar an den Tabs machen -, das Dokument hineinlegen, Mappe versorgen und fertig. Es funktioniert also ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung an der Mappe und in der Schublade oder Box. Und wenn ich mal etwas mitnehmen muss, muss ich nur die entsprechende Mappe einpacken und nicht einen ganzen Ordner oder eine Registratur mit dem sperrigen Metalteil. Das System ist sehr übersichtlich, ich komme gut klar mit Tabs. Die kann man nämlich ganz schnell durchblättern und findet sofort, was man sucht.

Wie weiter?

Wie gesagt, habe ich das System erst gerade heute in Betrieb genommen. Ich bin noch am Überlegen, ob ich es nicht nur als Ablage im eigentlichen Sinn, sondern auch als eine Art laufende Ablage nutzen kann. Lasst mich das an einem Beispiel erklären: Ich drucke manchmal Artikel aus dem Internet aus, die ich irgendwann lesen will. Oder ich besitze ein paar ausgedruckte EBooks, die ich noch lesen will. Bisher weiss ich nie, wo ich die vernünftig versorgen kann, da ich keine Stapel auf meinem Tisch haben will. Hier könnte ich mir vorstellen, eine Mappe “Lesestoff” oder so anzulegen. Oder ich könnte mir für unbezahlte Rechnung eine spezielle Mappe anlegen und diese mit einem gelben Tab beschriften. So Dinge muss ich mir noch überlegen.

In jedem Fall bin ich gespannt, wie ich mit dem Classei-System klar komme und wie es sich mittel- und langfristig bewährt. Darüber werde ich sicherlich auch wieder schreiben. Ich habe auf alle Fälle ein gutes Gefühl!

Kennt ihr das Classei-System? Habt ihr damit schon Erfahrungen gesammelt? Oder euch bewusst dagegen entschieden? Ich (und sicher auch andere Leser) bin gespannt auf Kommentare!

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Ich finde es immer ganz spannend, wenn Leute im Internet zeigen, wie sie organisiert sind. Vielleicht hat sich der eine oder die andere schon gewundert, wie ich das denn mache. Auf diese unausgesprochene Frage möchte ich mit dem heutigen Beitrag eine Antwort geben. Sozusagen nach dem Motto: Keiner fragt – Ivan antwortet.

Was ich praktiziere, ist GTD vermischt mit etwas ZTD und je nach Stimmung kommt auch noch ein wenig Covey hinzu. Mein wichtigstes Instrument ist meine kleine Tasche:
(Sorry, leider öffnen sich die Bilder im gleichen Fenster. Mein Theme lässt mir keine andere Wahl…)

Hier habe ich immer alles bei mir, was ich benötige. Ich gehe nie irgendwohin ohne meine Tasche. Da ich dort auch mein Geld habe, nehme ich sie automatisch mit. Darin befinden sich folgende Dinge:

Das wichtigste sind meine drei Moleskine-Hefte. Moleskines sind zwar relativ teuer, aber jeden Franken wert. Ich liebe sie! Das grosse (oben links) ist mein Notizbuch, wo ich bei Besprechungen mit schreibe, Dinge zusammen fasse, Brainstorme usw. Die beiden anderen sind meine Agenda und mein “kleines” Notizbuch. Auf die drei gehe ich gleich noch ein. Sonst trage ich halt die Dinge mit, die ich immer verfügbar haben will. Zweite Reihe (von links nach rechts): Portemonnaie, (Kredit-)Karten-Etui, Headset fürs Handy. Erste Reihe: farbige Stifte, USB-Stick, Handy, iPod. Das alles muss ich immer bei mir haben. Interessant sind aber die Notizbücher. Die Agenda ist klar:

Das tolle an dieser Agenda ist die rechte Seite: Hier habe ich Platz, um zusätzliche Infos zu einen Termin festzuhalten. Das tue ich zwar selten, aber ich war schon froh, die Möglichkeit zu haben. Im anderen kleinen Notizbuch halte ich meine Einfälle oder Dinge, an die ich mich erinnern muss (Aufgaben, Telefonnummer etc.), fest:

Das ist meine Art, GTD-mässig meinen Kopf leer zu behalten. Während einer Besprechung halte ich so beispielsweise die nächsten Schritte fest. Die kommen dann (evtl. umformuliert) auf meine ToDo-Liste. Oder ich notiere mir Ideen. Diese kommen dann in ein Google Text & Tabellen Dokument. Sobald ich die Einträge in meinem System weiter verarbeitet habe, streiche ich die Seite durch und nehme eine neue. Nicht sehr ökonomisch, aber übersichtlich. Das Bild zeigt übrigens mein Notizbuch von hinten her aufgeschlagen. Denn wenn man es vorne aufschlägt, sieht man folgendes:

Das ist mein Planer für jeweils einen Tag. Ich nehme mir pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben (MIT – Most Important Tasks) vor und versuche sie, zu erledigen. Diese Methode habe ich auf zenhabits kennen gelernt und sie bewährt sich für mich. Aber darüber werde ich ein anderes Mal schreiben. Die drei MIT stehen oben unter dem Datum mit einer kleinen Box zum Ankreuzen, wenn sie erledigt sind. Unten auf der Seite schreibe ich mir kleine Dinge auf, die ich “so nebenbei” oder in einem Rutsch erledigen kann (z.B. Mails, Telefonate usw.).

Die MIT nehme ich von meiner zentralen ToDo-Liste, die sich im grossen Notizbuch befindet. Diese ToDo-Liste ist nach GTD-Prinzipien erstellt. Aber seht selbst:

Man kann vielleicht (hoffentlich!) oben die Kontexte erkennen: @NEXT, @MAIL, @PHONE, @WAIT etc. Unten dran kleben kleine Post-Its mit den nächsten Schritten. Wenn einer erledigt ist, bekommt er ein Häkchen in sein Kästchen. Wenn das Post-It voll oder fast voll ist, übertrage ich die restlichen Schritte auf ein neues und klebe das ein. Glücklicherweise habe ich gute Augen und kann recht klein schreiben. So habe ich auf einer nicht mal A5-Seite all meine Aufgaben im Blick. Ich finde das sehr übersichtlich.

Vorne im grossen Notizbuch notiere ich mir Dinge, die zusammen gehören. Am besten zeige ich euch ein Beispiel:

Das ist ein MindMap als Vorbereitung auf eine Sitzung. Es gibt aber auch Seiten, wo ich z.B. einen interessanten Blogbeitrag zusammengefasst habe oder wo ich ein Brainstorming mache. Ich arbeite – fast – ausschliesslich mit MindMaps. Naja, nicht hundertprozentig, da ich wenig Bildchen zeichne und oft auch nicht verschiedene Farben benutze, aber das ist schliesslich nur ein Entwurfs-Notizbuch: Entweder benötige ich die Maps nur für kurze Zeit (Besprechungen) oder ich verarbeite sie weiter.

Mit diesen drei Notizbücher kann ich meinen ganzen Alltag und meine Arbeit organisieren. Natürlich ginge das alles auch elektronisch. Das habe ich zu Beginn auch ausprobiert, denn ich bin ein grosser Gadget-Freak. Aber um meine Dinge zu regeln, ist mir Papier sympathischer. Damit bin ich schneller, kreativer, weniger eingeschränkt und habe einen besseren Überblick. Doch das ist Geschmackssache. Trotzdem benutze ich für gewisse Aufgaben digitale Hilfsmittel. In erster Linie ist das Google Text & Tabellen, damit ich immer, wo ich einen Computer mit Internetanschluss zur Verfügung habe, auf meine Dokumente Zugriff habe. Hier habe ich eine Liste mit möglichen Themen, über die ich schreiben möchte. Oder ich habe ein Dokument mit verschiedensten Ideen, wo ich noch nicht weiss, ob und wie ich sie umsetze. Oder mit einem Art selbst gemachtem Kalender plane ich meine Blogeinträge und kann den Status des jeweiligen Artikels prüfen (Entwurf, wartet auf Review, veröffentlicht). Das sind nur einige Beispiele.

Wenn ich meine Tasche nicht in Griffnähe habe, dann befindet sich in meiner Nähe garantiert ein kleiner Notizbuch mit Bleistift. So was habe ich in der ganzen Wohnung verteilt. Fällt mir etwas ein, kann ich es schnell notieren, ohne zuerst meine Tasche zu holen und das kleine Notizbuch heraus zu nehmen. Diese Notizzettel kommen dann – genauso wie Quittungen, unerledigte Post, Dokumente zu ablegen usw. – in meinen Eingangskorb:

Diesen versuche ich natürlich so oft wie möglich zu leeren. Im Büro mache ich das täglich, zu Hause – wie hier abgebildet – etwas weniger häufig.

Alles in allem mag mein System kompliziert scheinen, ist es aber nicht. Es ist ein gewachsenes System und auf mich angepasst. Angefangen hat alles mit GTD. Wer also GTD kennt, findet sich in meinem System wieder. Hinter dem Ganzen stehen nur zwei Grundsätze:

• Verliere nie eine Idee!
• Verschaffe Dir einen Überblick!

Seit ich meine Dinge so organisiere, habe ich endlich das Gefühl, diese beiden Grundsätze umsetzen zu können. Und das ist doch sehr beruhigend.

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