November 2008

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der “Erfinder” von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.

In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Der Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung: Am Ende sollten Sie fähig sein, die ersten Schritte mit GTD machen zu können. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Im letzten Schritt von GTD geht es um das Wichtigste, nämlich um das Erledigen der Aufgaben. Wir haben jetzt alle losen Enden gesammelt und auf verschiedene Kontextlisten verteilt. Einmal pro Tag leeren wir den Eingangskorb und einmal pro Woche halten wir einen Wochenreview. Doch erledigt haben wir damit ja noch nichts. Die Frage ist also: Was soll ich jetzt tun?

Die vier Kriterien

Sobald die Frage “Was soll ich jetzt tun?” auftaucht, nimmt man vier Kriterien zu Hilfe. Wichtig ist, die Reihenfolge einzuhalten, auch wenn sie zunächst ungewöhnlich erscheint.

1. Kontext
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

1. Kontext

Genau genommen machen erst jetzt die verschiedenen Kontextlisten Sinn. Die Frage “Was soll ich jetzt tun?” wird nun zu “Was kann ich jetzt überhaupt tun? In welchem Kontext befinde ich mich?”. Wenn Sie auf den Zug warten, können Sie vielleicht ein paar Anrufe erledigen und nehmen Ihre “Telefon”-Liste hervor. Oder Sie warten in einem Café auf den nächsten Termin und nehmen Ihre “Papier”-Liste hervor, wo die Dinge notiert sind, die Sie ohne zusätzliche Hilfsmittel wie den Computer oder andere Unterlagen erledigen können. Dank den Kontextlisten vermeiden Sie, immer wieder neu nachdenken zu müssen, ob Sie eine Aufgabe jetzt überhaupt erledigen können. Erscheint sie nicht auf der entsprechenden Kontextliste, ist sie sowieso nicht innerhalb Ihres Radars.

Das ist ein ganz entscheidender Vorteil. Auf den Kontextlisten stehen ja konkrete Handlungsschritte, die relativ klein sind. Damit haben Sie mindestens 30-50 Aufgaben auf Ihren Listen, vermutlich sogar mehr. Es würde Sie sehr viel Zeit kosten, all die Aufgaben jedes Mal durchzugehen, um diejenigen heraus zu filtern, die Sie jetzt gerade in diesem Kontext erledigen können. Deshalb ist die Unterteilung in Kontextlisten so wertvoll.

2. Verfügbare Zeit

Dieser Punkt ist klar. Sie werden kaum einen Anruf von 30 Minuten beginnen, wenn Sie in 10 Minuten eine Sitzung haben. Aber bestimmt finden Sie auf Ihrer Kontextliste eine Aufgabe, die weniger als 10 Minuten dauert.

3. Verfügbare Energie

Unsere Energie während des Tages ist – ähnlich wie unser Schlaf – in etwa 90-minütige Zyklen unterteilt. Es gibt Zeiten, da haben Sie kaum Energie unabhängig davon, was Sie vorher gemacht haben. Daneben gibt es natürlich Aufgaben, die viel von Ihrer Energie beanspruchen. Das alles können Sie bei der Auswahl der nächsten Aufgabe berücksichtigen. Nach einer anstrengenden Sitzung ist es wenig sinnvoll, die Jahresplanung vorzunehmen. Aber vielleicht können Sie Ihre Ablage aktualisieren.

Ich verwalte meine Listen elektronisch. So kann ich jeder Aufgabe ein Etikett anhängen, welches mir sagt, wie viel Energie die Erledigung vermutlich beanspruchen wird. Es gibt drei Stufen: Viel, mittel, wenig. So kann ich eine Kontextliste nehmen und mir beispielsweise nur die Aufgaben anzeigen lassen, deren Erledigung wenig Energie benötigen. Diese sind dann perfekt nach der anstrengenden Sitzung. So finde ich schnell eine passende Aufgabe.

4. Priorität

Das letzte Kriterium ist die Priorität. Es kommt erst dann zum Zuge, wenn die Aufgaben bereits durch die ersten drei Kriterien vorsortiert sind. Welche der übrig gebliebenen Aufgaben ist die dringlichste oder – besser – die wichtigste?

GTD räumt also der Priorität ein viel geringere Rolle ein als üblich. Das ist nachvollziehbar: Denken Sie nur an Ihre Listen mit den 30-50 oder mehr Aufgaben. All diese gegeneinander aufzuwiegen und Prioritäten zu verteilen, würde schlicht und einfach zu viel Zeit kosten. Deshalb sind Prioritäten in GTD herunter gestuft. Abgesehen davon sind die einzelnen Handlungsschritte sowieso die falsche Ebene für Prioritäten. Prioritäten machen Sinn auf der Ebene der Ziele oder Lebensbereiche.

Zwei weitere Modelle

David Allen beschreibt noch zwei weitere Modelle: “Drei Schritte zur Einschätzung der täglichen Arbeit” und “Sechs Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen”. Beide Modelle beschreibt er nur kurz und meiner Meinung nach auch sehr vage. Deshalb gehe ich nicht auf sie ein. Die vier Kriterien sind sowieso der Massstab, den Sie täglich brauchen werde.

In diesem Artikel haben Sie kennen gelernt, wie Sie Aufgaben aussuchen, die Sie gerade jetzt erledigen können. Damit haben wir den letzten Schritt kennen gelernt. Im nächsten Teil werde ich eine Zusammenfassung des ganzen Prozesses geben.

Einführung in GTD: Übersicht

• Einleitung
• Grundsätze und Merkmale
• Vom Kopf ins System und wieder zurück
• Der erste Schritt: Erfassen
• Der zweite Schritt: Durcharbeiten
• Der dritte Schritt: Organisieren
• Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
• Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
• Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
• Abschluss und Beurteilung

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