Leiden Sie unter einer Mailflut? Wissen Sie nicht, wie Sie Ihren Posteingang bändigen können? Frisst Ihnen die Bearbeitung von Mails zu viel Zeit weg? Wenn ja, dann wenden Sie das LAHA-Prinzip an!
Viele Menschen archivieren ihre E-Mails im Posteingang. Das ist interessant. Ich frage mich dann immer, ob diese Leute ihre Briefe auch nur kurz überfliegen und wieder zurück in den Briefkasten legen, bis er überquillt und sich nicht mehr schliessen lässt. Das würde ihnen wahrscheinlich merkwürdig vorkommen, doch benutzen Sie Ihren E-Mail-Posteingang genau so. Das geht aber auch effizienter!
Das LAHA-Prinzip verfolgt ein einziges Ziel: Ein völlig leerer Posteingang! Es verhindert, dass Sie wichtige Informationen und Aufgaben übersehen. Gleichzeitig garantiert es weniger Stress beim Bearbeiten von Mails. Dazu sind nur 4 Schritte und unter Umständen ein Vorschritt notwendig:
- Tabula rasa: Wenn Sie hunderte Mails in Ihrem Posteingang lagern, dann machen Sie am besten reinen Tisch und beginnen Sie wieder bei Null: Verschieben Sie alle Mails in einen speziellen Ordner mit dem Namen “Alte Mails”. So haben Sie bei Bedarf noch Zugriff darauf und sie behindern Sie nicht bei Ihrer neuen Mail-Philosophie. Denken Sie daran, diesen Ordner später auch nach dem LAHA-Prinzip durchzugehen: Setzen Sie sich jetzt eine Frist und tragen Sie sie in Ihren Kalender ein (z.B. in einem Monat).
Ab sofort behandeln Sie jede neue Mail nach dem folgenden Schema: Lesen + Antworten + Handeln + Ablegen = LAHA.
- Lesen: Lesen Sie die Mail durch. Seien Sie aufmerksam, das Ziel ist, jede Mail nur ein einziges Mal zu lesen. Lesen ist die Grundlage für die Entscheidung, was mit der E-Mail weiter geschehen soll. Das klingt banal, aber sehr oft sehe ich ungelesene Mails in Posteingängen, die bereits Tage oder sogar Wochen darauf warten, gelesen zu werden. Also: Nehmen Sie sich die Zeit und lesen Sie Ihre Mails aufmerksam durch.
- Antworten: Beantworten Sie Mails nur, wenn Sie das unbedingt tun müssen. Das hat nichts mit Arroganz oder Unhöflichkeit zu tun, sondern ist notwendig, um einen vernünftigen Umgang mit der Mailflut zu lernen.Antworten Sie sofort, falls die Beantwortung weniger als zwei Minuten benötigt. Fassen Sie sich kurz, Ihr Gegenüber leidet vermutlich genau so unter der Mailflut wie Sie. Versuchen Sie, maximal fünf Sätze zu schreiben. Das ist eine gute Grösse, um das Wichtigste zu sagen, ohne die Mail aufzublähen.
Sie können eine Antwort auch in die Betreffzeile schreiben und mit “(eom)” (=end of message – Ende der Nachricht) abschliessen. Falls der Empfänger das Kürzel kennt, ersparen Sie ihm das Öffnen der Mail. - Handeln: Auf Mails gibt es in der Regel nur eine beschränkte Anzahl Handlungen, die in Frage kommen:
- Weiterleiten: Wenn Sie nicht die geeignete Person sind, die Mail zu behandeln, dann leiten Sie sie unverzüglich mit einem klaren Auftrag weiter.
- Eintrag auf die Aufgabenliste: Aufgaben, die Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können, erledigen Sie sofort. Alle anderen Aufgaben (auch eine ausführliche Antwort auf die Mail) tragen Sie nach dem Lesen auf die Aufgabenliste ein.
- Termine: Ist in der Mail ein Termin angegeben, dann tragen Sie ihn in Ihren Kalender ein.
- Ablegen: Anschliessend legen Sie die Mail ab. Eine Form der Ablage - und zugleich erste Wahl! - ist die virtuelle Rundablage: Löschen Sie die Mail, wenn Sie sie nicht mehr brauchen oder aufheben müssen. Sie haben zwar genug Speicherplatz, um alle Mails aufzuheben, aber lassen Sie sich nicht verführen: Fülle geht meist auf Kosten des Überblicks.
Schaffen Sie sich für alle anderen Fälle einen einzigen Ordner mit dem Namen “Archiv” und verschieben Sie die Mails, die Sie ablegen wollen oder müssen, hier hin. Sparen Sie sich die Mühe, eine differenzierte Ordnerstruktur zu schaffen: Meistens befindet sich eine E-Mail sowieso nicht dort, wo man sie vermutet. Heute gibt es ausserdem sehr effiziente Suchprogramme, mit denen Sie Ihre Mails schnell wieder finden (beispielsweise Google Desktop, die Suche in Windows Vista oder Spotlight unter Mac OS X).
Wenn Sie eine E-Mail ausführlich beantworten müssen oder für die Erledigung einer Aufgabe brauchen, dann markieren Sie sie (z.B. mittels “Zur Nachverfolgung” in Outlook, als “Markiert” in GoogleMail) und legen sie ab. So haben Sie schnellen Zugriff auf unerledigte Mails. Denken Sie aber an den Eintrag auf die Aufgabenliste, denn nur die Aufgabenliste gibt Ihren den Überblick.
Mein Name ist Ivan Blatter und ich bin Ihr Office Trainer: Ich helfe Ihnen, produktiver zu arbeiten. Schauen Sie sich um, erfahren Sie mehr 
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