Mein Ablagesystem. Oder: Classei unter die Lupe genommen

photo by pierre pouliquin

Vor drei Wochen habe ich in einem Artikel vorgestellt, wie ich organisiert bin. Damals habe ich aber nur meine Tasche und meinen Eingangskorb gezeigt. Etwas Wesentliches fehlte: Meine Ablage. Vor drei Wochen war die auch noch ganz langweilig, da ich meine Dokumente einfach in einen Ordner abgelegt habe. Dazu benutzte ich ein alphabetisches Register – und fertig.

David Allen empfiehlt in seinem GTD-Buch die Benutzung von so genannten “Manila Folder”. Egal, wie die deutsche Übersetzung diese benennt, “Manila Folder” sind keine Hängeregistraturen oder Ordner. Manila Folder sind auch keine Marke – wie oft fälschlicherweise angenommen -, sondern eine Art Akten, die in einer Kiste oder Schublade stehen. Die Rückseite ist etwas fester und biegt deswegen nicht durch. Leider sind sie hier in Europa – soweit ich weiss – nicht erhältlich. Macht nix, sie hätten sowieso ein falsches Format. Aber es gibt Alternativen: Eine davon ist das Classei-System. Heute habe ich mein Einsteiger-Set erhalten und möchte es euch vorstellen.

Darf ich vorstellen? Das Classei-System

Das Classei-System bezeichnet sich selbst als Sofort-Ordnungssystem oder Schnell-Ordnungs-System. Es funktioniert mit Mappen, die eigentlich nichts anderes sind als Akten aus starkem Papier oder Karton. Der Witz am System ist folgender: Die Mappen haben eine verstärkte Rückwand, die verhindert, dass sie umfallen. Man kann sie also in einer Box oder Schublade stehend aufbewahren, ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung: Sie stehen einfach in der Box rum.

Das ganze System besteht aus mehreren Teilen. Es gibt ganz praktische Sets für den Einstieg, die man auf der Homepage von Classei bestellen kann (für unsere deutschen Nachbarn hier, für uns Schweizer hier). Dort sieht man auch die Unmenge an verschiedenem Zubehöre, die es gibt: 12 Arten von Mappen, alle möglichen Arten von Tabs, Boxen, Möbeln usw. Das ganze System ist also beliebig erweiterbar und kann auf viele Bedürfnisse angepasst werden.

Doch zurück zu meinem Set. Das Paket ist recht handlich, aber enthält ein komplettes System, mit dem man direkt loslegen kann. Das hier kam zum Vorschein:

Im einzelnen enthält das Set folgendes:

Oben befindet sich die Box, wo man dann schlussendlich seine Akten drin versorgen kann. Sie ist etwas breiter als ein Standard-Ordner und bietet mir genug Platz für den Anfang. Rechts sind die eigentlichen Akten, von denen drei verschiedene Arten mitgeliefert wurden: Recht dünne, die Platz für etwa 80 Blätter bieten, etwas dickere für 100 Blätter sowie Dehnmappen für 200 Blätter. Alles in allem werden 55 Mappen mitgeliefert. Links seht ihr die Kurzbeschreibung des System sowie Tabs, die man an die Akten kleben kann. Dabei waren weisse und gelbe Tabs, aber sie sind in allen möglichen Farben erhältlich. In der Mitte seht ihr noch einen Stift zum Beschreiben der Tabs und ein Etikett, um die Box anzuschreiben. Nicht abgebildet ist die Mappenstütze, die verhindert, dass die Mappen in der Box rutschen können.

Innen haben die Mappen an den kürzeren Seiten je eine Seitenlasche, so das nichts herausfallen kann. Jede Mappe hat oben eine Beschriftung von A-Z, von 1-9 (keine Ahnung wozu) und von 1-31 (für ein Wiedervorlage-System). Die Tabs klebt man an die Mappen-Rückseite und zwar genau dort, wo der Anfangsbuchstabe der Kategorie steht. Klingt kompliziert, aber sieht dann so aus:

“ABS” wird also bei “A” angeklebt, “Foto” bei “F” usw. Jetzt sortiert man die Mappen alphabetisch an und fertig ist’s. Wichtig ist, dass hinten “A” kommt und ganz vorne “Z”. So sieht man nämlich mindestens die Anfangsbuchstaben der jeweiligen Tabs. Empfehlenswert ist es, eine möglichste kleine Einteilung vorzunehmen. Also anstatt “Fotoclub” eher “Rechnungen Fotoclub”, “Anmeldungen Fotoclub”, “Wettbewerbe Fotoclub” usw. Was auf den ersten Blick nach Platzverschwendung riecht, dient der Übersichtlichkeit und lässt die Dokumente schneller finden. Es gibt in meinen System Mappen, die nur 2-3 Blätter beinhalten, aber die eine eigene Mappe verdient haben. Welche Kategorien man benutzt, ist nicht so wichtig. Ich habe mich für Themen entschieden, da es meine private Ablage ist. Geschäftlich könnte man Projekte und Kunden nehmen.

Und wozu das Ganze?

Wie ihr auf der Homepage sehen könnt, ist das ganze nicht ganz billig. Wozu sollte man sich dies also antun? Mein alter Ordner hat es sehr wohl getan und die alphabetische Unterteilung mit Registern hat sich prinzipiell bewährt. Nur ist es recht zeitaufwendig, Dokumente in einem Ordner abzulegen: Lochen, passender Ort suchen, Ordnerschliessvorrichtung (oder wie das heisst) öffnen, Dokument ablegen, Ordnerschliessvorrichtung wieder schliessen. Die Folge war, dass ich das Ablegen von Dokumenten immer aufgeschoben habe. Vom Classei-System erhoffe ich mir Besserung: Hier muss ich nur kurz die entsprechende Mappe hervor ziehen – das kann man sogar an den Tabs machen -, das Dokument hineinlegen, Mappe versorgen und fertig. Es funktioniert also ähnlich wie Hängeregistraturen, aber ohne Hängevorrichtung an der Mappe und in der Schublade oder Box. Und wenn ich mal etwas mitnehmen muss, muss ich nur die entsprechende Mappe einpacken und nicht einen ganzen Ordner oder eine Registratur mit dem sperrigen Metalteil. Das System ist sehr übersichtlich, ich komme gut klar mit Tabs. Die kann man nämlich ganz schnell durchblättern und findet sofort, was man sucht.

Wie weiter?

Wie gesagt, habe ich das System erst gerade heute in Betrieb genommen. Ich bin noch am Überlegen, ob ich es nicht nur als Ablage im eigentlichen Sinn, sondern auch als eine Art laufende Ablage nutzen kann. Lasst mich das an einem Beispiel erklären: Ich drucke manchmal Artikel aus dem Internet aus, die ich irgendwann lesen will. Oder ich besitze ein paar ausgedruckte EBooks, die ich noch lesen will. Bisher weiss ich nie, wo ich die vernünftig versorgen kann, da ich keine Stapel auf meinem Tisch haben will. Hier könnte ich mir vorstellen, eine Mappe “Lesestoff” oder so anzulegen. Oder ich könnte mir für unbezahlte Rechnung eine spezielle Mappe anlegen und diese mit einem gelben Tab beschriften. So Dinge muss ich mir noch überlegen.

In jedem Fall bin ich gespannt, wie ich mit dem Classei-System klar komme und wie es sich mittel- und langfristig bewährt. Darüber werde ich sicherlich auch wieder schreiben. Ich habe auf alle Fälle ein gutes Gefühl!

Kennt ihr das Classei-System? Habt ihr damit schon Erfahrungen gesammelt? Oder euch bewusst dagegen entschieden? Ich (und sicher auch andere Leser) bin gespannt auf Kommentare!

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