Wie man die Kontrolle wieder gewinnt

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Es gibt Zeiten, wo man so zugeschüttet wird mit Problemen, neuen Aufgaben und neuen Anforderungen, dass man die Kontrolle verliert und plötzlich gar nicht mehr weiss, wo man anfangen soll, den riesigen Berg an Aufgaben abzutragen. Man ist dann geneigt, sich sofort in die Arbeit zu stürzen, weil man meint, sonst schaffe man es nicht. Ich bin mir aber nicht sicher, ob das die beste und effizienteste Lösung ist.

Strategien gegen den Kontrollverlust

Wenn man sich überrollt fühlt – und das nicht auf eine Erschöpfung, Depression oder ein Burn-Out zurück zu führen ist – dann helfen folgende Strategien:

• Schritt zurück: Es ist sehr schwer zu überlegen, was man gegen einen Sturm machen kann, wenn man mitten drin steht. Deshalb nehmt euch Zeit, um überhaupt wieder Herr über die Situation zu werden. Das ist schwierig – denn Zeit ist ja gerade auch ein Teil des Problems – aber möglich: Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich. Zieht euch zurück, kommt eine Stunde früher arbeiten (weil es dann noch keine Anrufe und keine Störungen gibt), sagt nicht so wichtige Termine ab. Diese Zeit ist unbedingt notwendig! Unterschätzt die Länge nicht: Das kann durchaus über eine Stunde oder noch länger dauern.
• Notieren: Einen Überblick kann man nur gewinnen, wenn man auch tatsächlich auf die Situation und die Aufgaben blicken kann (wörtlich gemeint). Deshalb: Notiert zuerst alles, was auf euch zugekommen ist. Ich mache gerne Listen oder MindMaps, je nach Situation und Herausforderung. Man kann aber auch die einzelnen Dinge auf einzelne Zettel schreiben, damit man sich nachher leichter ordnen kann.
• Ordnen: Dinge, die zusammen gehören, kann man hintereinander erledigen. Damit meine ich nicht nur die einzelnen Schritte einer Aufgabe, sondern auch Aufgaben gleicher Art. Telefonate oder Mails kann man beispielsweise in einem Schub erledigen. Wenn man etwas besorgen muss oder einen externen Termin hat, kann man das vielleicht mit etwas anderem verbinden. Oder unterwegs den einen oder anderen Anruf per Handy erledigen.
• Prioritäten: Es gibt sicher ein paar Dinge, die sehr drängen. Diese sind prioritär zu erledigen, logisch. Ansonsten braucht man sich nicht lange damit aufzuhalten, ein fein unterteiltes Prioritätensystem anzuwenden. Das bringt meiner Meinung nach nicht viel. Eine Kategorie reicht: Was ist das Wichtigste bzw. was hat die grösste Wirkung?
• Planen: Man muss nicht jede Minute des Tages verplanen, aber eine gewisse Zeiteinteilung hilft, sich zu fokussieren und zu konzentrieren. Nicht vergessen: Es kann zu Unterbrüchen kommen und auch Pausen lassen sich planen. Die Aufgaben, die man im vorherigen Schritt als Wichtigste bzw. Wirkungsvollste identifiziert hat, erledigt man zuerst. Und zwar wirklich erledigen. Nicht: Mal anfangen und dann zum Nächsten wechseln. Sondern bis zum Ende bringen. Das garantiert eine konstant hohe Konzentration und Fokussierung. Denkt nicht mal daran, zu multitasken. Meiner Meinung nach ist das einer der grössten Mythen in der Arbeitswelt: Niemand kann multitasken und dabei produktiv sein. Darüber habe ich schon mal hier geschrieben. Auch wichtig: Beachtet euren Rhythmus. Wer erst um 16 Uhr in Hochform läuft, braucht nicht das Schwierigste morgens um 8 Uhr einzuplanen.
• Routinen: Routinen laufen automatisch ab und sparen so Zeit und Energie. Man muss sich nicht ständig fragen, was man als nächstes tun will, sondern macht einfach. Routinen garantieren, dass man wichtige Dinge erledigt, weil man sie eben automatisch tut. Ein banales Beispiel: Zähne putzen. Das selbe Prinzip kann man aber auch im Arbeitsleben anwenden, beispielsweise um zu garantieren, dass man möglichst einen neuen Kontrollverlust verhindert, indem man täglich routinemässig als erstes am Morgen eine Planung vornimmt.
• Pausen: Leider zu oft unterschätzt: Regelmässige (auch kurze) Pausen helfen, ja ermöglichen erst eine lange Zeit produktiv und konzentriert sein zu können. Mehrere kürzere Pause sind besser als wenige lange, denn nach langen Pausen braucht man länger, wieder richtig in die Aufgabe rein zu kommen. Gut ist auch, regelmässig mal 2 Minuten aus dem Fenster zu sehen oder den Kopf durch zu lüften.
• Erholungszeit: Grosse Anstrengungen lassen sich nur aushalten, wenn man weiss, wie man sich gut und aktiv erholen kann. Dies ist besonders dann wichtig, wenn man ahnt, dass der Sturm noch länger dauern wird. Vor dem Fernseher weg dämmern oder ein paar Bierchen kippen sind eindeutig keine gute Erholung. Ein Bad nehmen, ein Spaziergang machen, Sport treiben, ins Kino gehen, die Sonne geniessen sind gute Erholungsmöglichkeiten. Und ganz wichtig: Schlaf! In strengen Zeiten ist viel Schlaf notwendig. Ich weiss: In strengen Zeiten hat man meist auch wenig Freizeit, aber ein paar Momente bleiben immer noch, die man gestalten kann.

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