Simple Work – Oder: Warum Multitasking nicht funktioniert - Arbeitsorganisation | Arbeitstechniken

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Es gibt bei mir Tage, wo ich den ganzen Tag beschäftigt bin, aber wo ich abends nicht weiss, was ich erledigt habe. Das sind bei mir die Tage, an denen ich tausend Dinge gleichzeit zu erledigen versuche und schlussendlich doch nichts wirklich zu Ende bringe. Vielleicht liegt es daran, dass ich ein Mann bin. Denn angeblich sollen Frauen ja multitasken können, aber wir Männer nicht oder viel weniger. Ich bin aber überzeugt davon, dass es nicht an meiner Fähigkeit zu multitasken liegt, sondern dass es gerade am Multitasking selber liegt, dass ich dann nichts schaffe: Der Menschen ist nicht zum Multitasking geboren. Zugegeben, vieles läuft bei uns parallel ab: Wir atmen, während wir essen, wir verdauen, während wir arbeiten, wir laufen über die Strasse, während wir permanent die Geräusche auf Gefahren abfiltern und nach möglichen Bedrohungen Ausschau halten. Aber unser Bewusstsein und unsere Konzentration können wir immer nur auf eine Aufgabe richten. Multitasking führt zu

Ablenkung
Unkonzentriert sein
Zerstreuung
Ineffizienz

Deswegen bin ich ein grosser Verfechter des Singletasking. Hier 10 Tipps zum Singletasking:

ToDo-Listen: Wer sich auf seine Todo-Listen verlassen kann, muss nicht multitasken, denn er weiss ganz genau, dass er keine Aufgabe vergessen wird und er jede Aufgabe rechtzeitig erledigen kann, wenn er seine ToDo-Listen pflegt und regelmässig anschaut.
Den Tag planen: Welche Aufgaben auf meinen ToDo-Listen will ich heute erledigen? Erledigen – nicht anfangen und halb machen. Alle anderen Aufgaben beachte ich gar nicht.
Zeit planen: Damit meine ich nicht nur die Zeit, die man in eine Aufgabe investieren will, sondern vielmehr Zeitblöcke, in denen man sich auf eine Aufgabe fokussiert und sich ihr konzentriert widmet. Das können 30 Minuten oder vielleicht 45 Minuten sein, aber nicht länger! In dieser Zeit gibt es für mich nur diese eine Aufgabe und ich mache nichts anderes. Danach gönne ich mir ein paar Minuten Pause.
Benachrichtigungen ausschalten: Bei vielen meiner Kollegen ertönt ein möglichst auffälliges Signal, wenn eine Mail rein kommt. Sie lassen dann alles fallen und gucken sofort nach, was gekommen ist. Vielleicht antworten sie noch ganz schnell und gehen dann zurück zu ihrem komplizierten Bericht, den sie eigentlich grad schreiben. Ist doch irgendwie einleuchtend, dass man so nicht konzentriert arbeiten kann, oder? Deshalb: Mail-Benachrichtigung ausschalten und nur zu bestimmten Zeiten die Mails checken (z.B. nach Blöcken von 45 Minuten konzentrierter Arbeit oder nur zweimal pro Tag).
Telefon umleiten: Wer es sich leisten kann und eine Aufgabe erledigen muss, die vollste Konzentration benötigt, kann das Telefon umleiten.
Ablenkungen minimieren: Wenn der Schreibtisch überfüllt ist mit Akten, Listen und Dingen, bin ich automatisch an viele Sachen erinnert, die ich noch tun muss. Es liegt dann nahe, diese “zwischendrin” schnell zu erledigen. Ein leerer Schreibtisch bzw. ein Schreibtisch, wo nur das drauf ist, was ich gerade benötige,
hilft jedoch, mich auf meine eine Aufgabe zu konzentrieren.
Notizen: Selbst wenn ich konzentriert an einer Aufgabe arbeite, fällt mir manchmal plötzlich etwas ganz anderes ein (z.B. was ich noch einkaufen muss). Diese Ideen müssen sofort aus dem Kopf, damit ich mich wieder konzentrieren kann. Deshalb habe ich immer und überall etwas zu schreiben und ein Stück Papier oder einen Notizblock zu Hand. Dort notiere ich den Einfall und lege in in meine Inbox. Anschliessend arbeite ich direkt an meiner Aufgabe weiter.
Aufträge: Natürlich können wir uns nicht völlig von der Welt abschotten beim Arbeiten. Wenn ein neuer Auftrag oder eine neue Aufgabe rein kommt, dann lege ich die direkt in meine Inbox und schaue später, was ich mit ihr machen muss. So bleibt die Ablenkung minimal.
Türe schliessen: Eine offene Türe lädt immer ein, kurz “Hallo” zu sagen. Das fördert sicherlich das soziale Büroleben, aber lenkt unheimlich ab. Bei wichtigen Aufgaben schliesse ich deshalb die Türe. Wenn trotzdem jemand kommt, dann versuche ich heraus zu finden, was er will und verabschiede mich wieder von ihm. Ich lasse mich gar nicht auf ein längeres Gespräch ein. Das tue ich aber nur dann, wenn ich wirklich etwas Wichtiges machen muss. Ich will ja nicht als Büro-Zombie gelten
Tagesrückblick: Es ist wichtig, den Tag abzuschliessen (sowohl bei der Arbeit, wie auch vor dem Schlafen gehen). Deshalb empfiehlt sich abends ein kurzer Rückblick über den Tag: Was ist mir gelungen, was könnte ich morgen besser machen? Habe ich meinen Plan von heute umsetzen können? Wenn nein: Warum nicht?